Description du poste :
XMTP, entreprise familiale et concessionnaire Hitachi, installe sa nouvelle structure au nord de Toulouse. Spécialisée dans la vente et la maintenance de machines Hitachi, elle recrute en CDI à temps plein une secrétaire d'atelier.
Missions
Rattaché(e) au chef d'atelier, vous assurez le suivi administratif de l'atelier et assistez le chef d'atelier et le magasinier.
- Ouvrir et suivre les ordres de réparation (OR) et les dossiers d'intervention
- Rédiger les devis de réparation et d'entretien à partir des informations des techniciens
- Établir la facturation : main-d'?uvre, pièces, déplacements
- Suivre les garanties constructeur et constituer les dossiers
- Assister le chef d'atelier : planning des interventions, rendez-vous clients, relances, reporting
- Seconder le magasinier : commandes de pièces, suivi des réceptions et des livraisons
- Accueillir les clients, répondre au téléphone et orienter les demandes
- Classer et archiver les documents, mettre à jour les historiques machines
Profil
Formation Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou assistanat (une expérience en concession ou en atelier est un plus)
Première expérience souhaitée sur un poste similaire
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) ; la connaissance d'un logiciel de gestion d'atelier ou ERP est un plus
Rigueur, sens de l'organisation et du service client
Aisance relationnelle, discrétion et réactivité
Notions de vocabulaire technique appréciées, formation en interne possible
Conditions
CDI, temps plein (39 h/semaine)
Salaire : selon profil
Avantages : primes, tickets restaurant
Prise de poste : immédiate
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon profil