Assistant-e des Directions Relation Internationale - Executive Ed (H/F)

Description du poste :

MISSIONS :
- Assister la Directrice de la DRDI et la Directrice de la DEE
- Assister la direction des Relations et du Développement International et la direction de l'Exécutive Education dans leur développement et leur fonctionnement opérationnel
- Engager les dépenses et assurer le suivi du budget des deux directions

ACTIVITES :
1/ Gestion administrative dans le cadre des actions des 2 directions (DRDI-DEE)
- Assiste les directrices, traite les informations et les dossiers d'ordre administratif et en vérifie la conformité
- Organise les réunions de service, produit les comptes rendus et assure le suivi des actions
- Organise les déplacements des membres des 2 directions et assure la gestion des missions (nationales et internationales) : création, suivi, et retour de mission, chiffrage, contrôle, etc.
- Aide à l'organisation des évènements et des instances DEE
- Aide à l'organisation des événements DRDI (Erasmus Days, rentrées, programmes courts)
- Participe à l'accueil / logistique de participants, intervenants, invités internationaux
- Participe aux activités de reporting (apporte son soutien pour les enquêtes Alumni et Questionnaires de satisfaction)
- Assure l'administration des ventes en soutien de l'équipe commerciale

2/ Gestion budgétaire des 2 directions (DRDI-DEE)
- Aide à la construction des tableaux de pilotage
- Assure le suivi du budget alloué aux 2 directions et met à jour les tableaux de pilotage

- Assure le suivi du budget Erasmus de la DRDI et met à jour les tableaux de pilotage
- Engage les dépenses, contrôle les factures avant certification et alerte les directeurs sur les questions budgétaires
- Assure la diffusion des informations relatives aux process DAF et soutient les équipes dans leurs démarches avec la DAF
- Suit les devis et les paiements avec les prestataires

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Langues