Description du poste :
Nous sommes un cabinet de géomètres-experts indépendant, implanté sur plusieurs sites en Haute-Savoie. Depuis plusieurs décennies, nous accompagnons une clientèle variée (particuliers, promoteurs et collectivités) dans leurs projets d'aménagement. Dans le cadre du renforcement de notre équipe en place sur le site d'Évian-les-Bains, nous recrutons un assistant administratif (H/F) à temps partiel. Ce poste vous offre une belle diversité de missions dans un environnement dynamique, où la polyvalence et la réactivité sont essentielles. Vous interviendrez dans un domaine d'activité ayant un impact concret sur l'aménagement du territoire.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :
> Accueil et relation client :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs externes (clients, partenaires, riverains).
- Prendre les messages, assurer le lien entre les interlocuteurs internes et externes, relancer si nécessaire.
- Fournir des explications claires sur les étapes administratives des dossiers en cours.
> Gestion des dossiers fonciers et topographiques en appui des techniciens géomètres et géomètres experts :
- Créer, suivre et archiver les dossiers à l'aide des logiciels métiers dédiés.
- Assister le technicien dans le recueil des documents préalables nécessaires au démarrage du dossier
- Préparer et transmettre les pièces administratives aux clients et riverains
- Assurer le suivi des signatures des procès-verbaux et des échanges auprès des différentes personnes concernées.
- Assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme auprès des services compétents.
> Traitement des devis et facturation
- Créer la trame de devis en fonction de la prestation à réaliser, à destination du responsable d'agence.
- Finaliser les devis et les transmettre aux clients.
- Transformer les devis en factures.
> Gestion des plannings
- Organiser les rendez-vous de terrain pour les collaborateurs du site.
- Anticiper les contraintes éventuelles (conditions météo, accès, disponibilité des clients) en lien avec le responsable d'agence.
> Archivage
- Participer à la dématérialisation des archives de l'agence.
- Traiter les demandes de copie d'archives des tiers (clients, confrères, .) en lien avec le responsable d'agence.
PROFIL
Vous êtes issu d'une formation administrative et disposez d'une première expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement technique (BTP, immobilier, notariat, carrosserie.).
Pour garantir un suivi des dossiers exemplaire, vous faites preuve d'une grande rigueur administrative.
Répondre au téléphone, accueillir un client et gérer un dossier en simultané vous stimule : vous êtes capable de gérer plusieurs tâches à la fois sans rien laisser au hasard.
Votre aisance relationnelle vous permet d'échanger avec des publics variés, et vous disposez d'une excellente capacité rédactionnelle.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et saurez vous approprier rapidement un logiciel métier - une formation interne est prévue à cet effet.
Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des dossiers.
Curieux et impliqué, vous avez envie de comprendre l'univers de ce métier et de contribuer à son bon fonctionnement.
Temps de travail : Nous vous proposons un contrat à temps partiel d'environ 20h. Les horaires de travail pourront être définis conjointement, par demi-journées ou journées complètes. La présence est requise le mercredi après-midi et le vendredi après-midi, afin d'assurer la continuité avec les équipes en place.
Les horaires d'ouverture du cabinet sont 8h30-12h et 13h30-17h30 (jusqu'à 16h30 le vendredi).
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Horaire de 14.5 Euros sur 12.0 mois