Description du poste :
Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s'engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en ?uvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l'Image, la ville d'Epinal organise régulièrement des événements d'envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d'Epinal est attractive pour sa qualité de vie.
Au sein de la Direction Communication, vous assistez le directeur, son adjoint et l'ensemble du service dans les tâches administratives et dans les missions propres à la Direction.
Vous participez à l'organisation des événements comme l'accueil des nouveaux agents de la collectivité ou des nouveaux habitants.
A ce titre, vos missions principales sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique et gestion du courrier postal et électronique ;
- Organisation du plan de classement du service et mise à jour de l'archivage ;
- Gestion du matériel de communication (banderoles, drapeaux, kakémonos, gadgets, goodies.) ;
- Réalisation de la revue de presse et diffusion de celle-ci ;
- Programmation et suivi de l'affichage de la Ville (Réseau Decaux, panneaux électroniques, face arrière de la navette de centre-ville, panneaux d'information numérique, et panneaux leds) ;
- Gestion des abonnements presse de la Ville ;
- Distribution du magazine municipal ;
- Gestion de la photothèque ;
- Suivi budgétaire ;
- Mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes, .) ;
- Organisation des réunions ;
- Assistance et formation des agents de la Dircom à l'usage des outils internes liés à la gestion des ressources humaines (suivi des congés, horaires, .) ;
- Préparation et suivi des ordres de missions et suivi des remboursements des frais des agents ;
- Approvisionnement en fournitures de bureau.
Issu(e) d'une formation d'assistant(e) de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d'une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d'une culture territoriale avérée et d'une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point).
Nous recherchons une personne dotée d'un excellent sens du contact et animée par le goût du service.
Rigoureux(se) dans l'organisation de votre travail, vous savez faire preuve de réactivité face aux demandes précises et proposer des solutions adaptées grâce à votre force de proposition.
Votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe sont des atouts essentiels pour contribuer efficacement à la réussite des missions.
CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Temps de travail : Temps Complet 37h/semaine + ARTT
Avantages :
Titres restaurant avec participation de la collectivité à hauteur de 60%
Prise en charge à 75% des abonnements de transports en commun
Protocole télétravail / 1 jour par semaine
Compte Epargne Temps (CET)
Comité d'Action Sociale (billetterie, remises, événements, .)
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) avant le 20/03/2026.
Aucune candidature sans lettre de motivation jointe ne sera étudiée.
Horaires : 37H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Gérer un planning - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Réaliser une veille documentaire - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Exigé
- Définir une stratégie de communication - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Rémunération selon grilles indiciaires de la fonction publique territoriale : Filière Administrative /Catégorie B ou C
Prise en charge à 75% des abonnements de transports en commun
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée