Description du poste :
Rattaché(e) à la Direction Générale, l'Assistant(e) Administratif(ve), Technique et Financier(ère) accompagne la Direction dans la gestion des opérations administratives, comptables et financières de l'entreprise, tout en jouant un rôle d'interface pour faciliter la circulation et la transmission des informations entre la Direction et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Il/elle assiste également les chargés d'opérations dans la gestion des projets et des chantiers, depuis la phase de candidature de l'entreprise jusqu'à la réception des travaux et la fin de la période de garantie de parfait achèvement (GPA).
L'ASSISTANT(E) a pour attributions :
1- Gestion des candidatures de l'entreprise :
- Télécharger les appels d'offres MOE sur demande de la Direction
- Proposer de constitution d'équipes aux architectes et autres BET
- Préparer les dossiers de candidatures en réponse aux Appels d'Offres
- Mettre à jour les pièces administratives nécessaires (attestations fiscale et sociale, assurances professionnelles.)
- Tenir à jour les références de l'entreprise
- Suivre les dossiers (transmis, refusés, obtenus).
2- Tâches spécifiques à la comptabilité chantier :
- Préparer et suivre les dossiers marchés
- Établir et mettre à jour les tableaux d'avancement.
- Suivre les situations des entreprises, saisir les certificats de paiement et mettre à jour les tableaux de suivi.
- Déposer les situations sur CHORUS PRO ou transmettre à la maîtrise d'ouvrage.
- Gérer les sous-traitants (dossiers, agréments, pièces obligatoires)
- Établir et suivre les ordres de service et avenants.
- Assurer le suivi des réceptions et des décomptes définitifs.
3- Tâches spécifiques à la comptabilité Générale :
- Émettre et suivre les factures de l'entreprise, et transmettre les honoraires aux clients (maîtres d'ouvrage).
- Préparer et fournir à la direction des données chiffrées, notamment le chiffre d'affaires, les achats et les ventes.
- Gérer les fournisseurs : suivi des comptes et règlement des factures.
- Assurer le traitement des notes de frais.
- Gestion partielle des ressources humaines : transmission des informations salariales à l'expert-comptable, distribution des bulletins de salaire et suivi des congés des salariés.
4- Gestion administrative générale
- Gérer le courrier et les mails administratifs.
- Rédiger les documents administratifs et comptes rendus.
- Organiser et classer les dossiers numériques.
- Assurer l'archivage et la structuration documentaire.
- Mettre à jour les documents administratifs (assurances, Kbis, attestations, etc.).
- Suivre les contrats et pièces administratives.
- Passer les commandes de fournitures.
Nota : Les missions ne sont pas exclusives.
Le (La) titulaire du poste peut assurer des activités complémentaires pour permettre le bon fonctionnement de l'entreprise.
Profil recherché :
- Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e) et proactif(ve).
- Vous possédez une expérience significative dans la gestion financière et administrative dans le domaine de la maîtrise d'?uvre.
- Une expérience en gestion administrative ou en comptabilité sera considérée comme un atout.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Le salaire sera définit selon le profil