Description du poste :
*Poste à pourvoir rapidement*
Vous serez principalement chargé(e) de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, préparer les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation, assister le/la responsable dans l'organisation du travail du service, accueillir, orienter, renseigner le public par téléphone ou courrier électronique, préparer les dossiers à l'instruction et traiter les dossiers simples.
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil téléphonique et numérique :
- Répond aux appels téléphoniques, renseigne, prend des messages si nécessaire
- Réceptionne, filtre, traite ou réoriente et classe les courriers électroniques
- Recherche et diffuse des informations
- Hiérarchise des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Oriente, conseille le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseille les usagers et agents sur les procédures
Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prépare les dossiers à l'instruction et traite les dossiers simples identifiés par le/la responsable
- Saisit des documents de formes et de contenus divers
- Gère et actualise les bases d'informations du service
- Tient à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistre et saisit des données informatiques
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionne, enregistre et vérifie des dossiers
- Photocopie, scanne et assemble des documents
- Trie, classe et archive des documents
- Synthétise et présente des informations
- Prépare les dossiers pour les instructeurs/ trices ou le/la responsable hiérarchique
MISSIONS SECONDAIRES :
Planification et suivi :
- Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
- Assure l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utilise des logiciels et des progiciels
- Tous travaux ponctuels à la demande de la Directrice Générale des Services ou du responsable de pôle.
PROFIL RECHERCHE ET QUALITES REQUISES :
Niveau d'études : Niveau IV (BAC ou équivalent)
Diplômes spécifiques : Formation en urbanisme souhaitée, notions en urbanisme exigées
Savoirs et savoir- faire :
- Connaissances en matière d'urbanisme et ADS (lecture de différents types de plans et documents, techniques de recherche documentaire, vocabulaire professionnel du service)
- Réalisation de différentes missions simultanément
- Maitrise de l'outil informatique et bureautique (Progiciels de gestion, logiciels de bureautique
- Techniques de secrétariat (Communication orale et écrite, prise de notes, etc.)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures du service, procédures administratives.)
Savoir être :
- Esprit d'équipe ;
- Rigueur, sens de l'organisation du travail
- Gestion des délais
- Autonomie et curiosité
- Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l'intérêt général, confidentialité);
- Assiduité, ponctualité
CANDIDATURES :
Poste à pourvoir : dès que possible
Les candidatures sont à adresser à l'attention de la Présidente de la Communauté de Communes de Serre-Ponçon
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- - Gestion des délais - Souhaité
- Qualité relationnelle - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois - Participation employeur prévoyance et santé sous certaines conditions -Prestation sociales CNAS et adhésion possible à l'association du personnel (offres locales et tarifs réduits)