Description du poste :

La commune d'EGUISHEIM recherche dans le cadre d'un remplacement temporaire d'un agent en arrêt maladie d'une durée d'environ 3 mois (Contrat susceptible d'être prolongé selon l'évolution de la situation médicale et des besoins du service) :

1 CHARGE(E) D'ACCUEIL (H/F)

Premier visage de la commune et maillon essentiel du secrétariat, l'agent d'accueil assure le lien quotidien avec nos administrés et garantit la qualité du service rendu à la population. C'est tout le sens de ce poste en remplacement ! Votre rôle consistera, sous l'autorité directe du secrétaire général de mairie, à assurer les missions ci-dessous, en rapport essentiellement avec l'accueil :

Accueil et relation citoyenne :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie : écoute, conseil, soutien et réponse aux demandes simples ;
- Effectuer la primo-orientation du public, prendre les messages et hiérarchiser les demandes selon leur degré d'importance et d'urgence.

Voirie/stationnement :

- Voirie : Information du public sur la réglementation locale applicable en la matière, délivrance des macarons de stationnement ;
- Traitement des R.A.P.O. (recours administratifs préalables obligatoires) en matière de stationnement.

Gestion des salles et équipements communaux :

- Agent référent des locations de salle : gestion des contrats de location, tenue de l'agenda partagé, suivi des états des lieux ;
- Gestion des prêts de matériels (suivi des cautions/paiement) ;
- Concours à la tenue de la régie des produits divers (dont locations de salles).

Population, état civil et action sociale :

- Concours à la tenue du fichier population et des registres d'état civil ;
- Recensement citoyen - tous actes d'administration s'y rapportant (convocations, déclarations trimestrielles, diplômes.) ;
- Suivi de la base d'adresses locales ;
- Attestations d'accueil : réception et suivi des dossiers, vérifications ;
- Plan d'alerte et d'urgence : participation au suivi des procédures en cas de déclenchement (échanges téléphoniques avec les personnes âgées).

Secrétariat polyvalent et communication institutionnelle :

- Rédaction, saisie, mise en forme et édition de courriers et documents administratifs de toute nature ;
- Concours au lancement d'envois en nombre (invitations, diffusions diverses.) ;
- Concours à la tenue réglementaire des registres municipaux (délibérations, arrêtés municipaux : numérotation, tableau récapitulatif, reliures) ;
- Classement/archivage de documents.

Divers - missions exercées, selon profil et en appui ou en suppléance :

- Urbanisme : réception et traitement de dossiers courants (certificats d'urbanisme, déclarations préalables.) : enregistrement, accusés de réception, affichage réglementaire et suppléance (lors des absences de l'agent référent) ;
- Finances : concours à la tenue de la comptabilité (saisie de mandats, création de tiers fournisseurs, de bons de commande, etc. ) ;
- Cimetière (primo-accueil) : renseignement des familles, identification des concessions et attribution de nouvelles concessions (en appui).

Temps de travail :

- 35h00/semaine en horaires variables sur 4,5 jours du lundi au vendredi (mercredi après-midi libre.)

Avantages :

- Régime indemnitaire ;
- Remboursement à hauteur de 75 % d'un abonnement/titre de transport en commun ;
- Forfait mobilité durable ;
- 13ème mois ;
- Prévoyance avec participation de l'employeur ;
- Mutuelle santé : participation aux frais de cotisation si adhésion à une mutuelle labellisée ;
- Adhésion au Groupement d'Action Sociale du Haut-Rhin.

Conditions du poste :

- Type de contrat : CDD - Temps complet (remplacement arrêt maladie).
- Date de prise de fonction : Dès que possible.

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération selon les grilles statutaires

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