Description du poste :
Missions principales :
- Accueil physique du patient et des familles
- Accueil téléphonique du patient et des familles : gestion des rendez-vous : des consultations mémoires de proximité sur Digne et St Auban, EMG en MCO, EHPAD et SSR, bilan neuropsychologique, IRM, scintigraphie, consultation psychiatrique demandée par le médecin de la consultation mémoire et protocole de recherche.
- Appel des patients la veille pour leur rappeler leur rendez vous
- Contact avec les EHPAD, médecins neurologues, hôpitaux, cliniques, divers organismes (CLIC- ESA).
- Edition du tableau de service.
- Statistiques (tenue du tableau de bord permettant de justifier l'activité de l'EMG). Gestion du dossier médical : création du dossier :
CMP (12 documents), EMG (8 documents), bilan neuropsychologique (10 documents)
- Préparation des consultations la veille :
- Préparer un nouveau dossier ou sortir le dossier du patient existant
- Préparer les tests
- Rechercher dans les logiciels les comptes rendus d'hospitalisations ou de consultations des patients
- Editer les étiquettes des patients et étiqueter et dater chaque test
- Passer à la radio récupérer les examens d'imagerie demandé par le médecin
- Classement des examens (courriers, tests, bilans neuropsychologiques, bilans biologiques, examens paracliniques)
- Dactylographie des comptes rendus de consultation, des évaluations gérontologiques, des convocations et des comptes rendus de réunion)
- Enregistrement dans Pastei des consultations en MCO, des EMG, SSR et des consultations psychiatriques (en rapport avec la mémoire)
- Saisie des actes des consultations et des électrocardiogrammes.
- Envoie des comptes rendus par Liffen et courrier postal et envoyer les comptes rendus des patients d'EHPAD ou SSR un par un par fax
- Réception et distribution du courrier
- Remplir le tableau (excel) du passage des patients
- Classement des dossiers ou documents reçus dans les archives (vives)
- Recherche dans les archives vives des patients vus il y a plus de trois ans : les sortir, les intégrer dans le tableau des archives, faire la pochette et classer.
- Sortir des archives les dossiers patients décédés : remplir le bordereau de demande de versement des archives, préparer les boites d'archive (par année de décès, par ordre alphabétique, plus la liste des patients), sortir le patient du tableau des archives (Excel)
- Gestion des fournitures (papeterie) du service
- Gestion des congés des médecins (Octime Medica)
- Participation à la démarche qualité
Conditions de travail :
- Poste à pourvoir dès le 9 mars 2026
- Horaires : 8 H 30 16 H 30 horaires adaptables en fonction des nécessités du service
Savoir-faire :
- Connaissances en informatique (Word Excel Médis Cora Pastel Lifen HM - TRANSCRIBE Octime Médica)
- Connaissance du droit hospitalier (accès au dossier médical) Connaissance des logiciels-métiers
Savoir être :
Capacités de remise en cause - adaptabilité - implication - sens pratique - conscience professionnelle - respect du secret professionnel
Relation hiérarchiques et fonctionnelles :
DRH
Secrétaire Médicale Référente
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Exigé
- Actualiser le dossier médical du patient - Exigé
- Renseigner des documents médico-administratifs - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon grille