ASSISTANT(E) DE DIRECTION POLYVALENT(E) (H/F)

Description du poste :

Assistant(e) de direction / Assistant(e) administratif(ve) BTP
Rattachement
- Direction de l'entreprise
- Collaboration étroite avec les conducteurs de travaux et chefs de chantier
Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif, social et organisationnel de l'entreprise, en accompagnant les dirigeants dans la gestion quotidienne, le suivi des équipes terrain et la coordination des activités.
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Responsabilités et activités
Gestion administrative générale
- Accueil téléphonique et gestion des courriels
- Gestion de l'agenda et des déplacements des dirigeants
- Rédaction et suivi des courriers, contrats, dossiers administratifs
- Classement et archivage des documents (chantier, personnel, fournisseurs)
Gestion du personnel et pointage
- Collecte, vérification et saisie des pointages salariés (chantier / atelier)
- Suivi des heures travaillées, heures supplémentaires, absences et congés
- Transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable
- Suivi des contrats de travail, DPAE, visites médicales, attestations
- Gestion des intérimaires (relevés d'heures, facturation)
Suivi administratif des chantiers
- Préparation des dossiers de chantier (marchés, devis, bons de commande)
- Suivi des situations de travaux et facturation clients
- Suivi des assurances, garanties et documents obligatoires (URSSAF, K-bis, assurances)
- Interface avec les conducteurs de travaux et chefs de chantier
- Relance clients
- Gestion des déplacements des salariés
Relation fournisseurs et partenaires
- Suivi des commandes et factures fournisseurs
- Contrôle des bons de livraison
- Relation avec comptable, banque, organismes sociaux et clients
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Compétences requises
Savoir-faire
- Bonne connaissance du secteur du bâtiment et de ses contraintes
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de pointage / gestion BTP
- Capacité à gérer les priorités et les urgences chantier
- Connaissance de la paie et de droit social très appréciées
Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et fiabilité
- Autonomie et polyvalence
- Bon relationnel avec les équipes terrain
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Profil recherché
- Formation : Bac à Bac +2 en gestion, administration ou assistanat
- Expérience : Expérience souhaitée en PME, idéalement dans le bâtiment 4 ans
- Permis B
- Rédaction irréprochable
- Anglais : bon niveau (écrit et oral)

Horaires : 39H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
• Droit du travail - Souhaité
• Législation sociale - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Sténographie - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Utiliser les outils numériques - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles