Description du poste :
Dans un contexte de restructuration du fonctionnement et des besoins de l'association, nous engageons un diagnostic RH ainsi que la mise en ?uvre d'un DLA portant notamment sur l'organisation des missions /postes au sein de l'association. Ainsi le poste de secrétaire/gestionnaire administrative s'inscrit en soutien administratif pour assurer l'ensemble des missions de gestion administrative pendant cette période de réorganisation. Cette étape nous permettra, à terme, de proposer un poste plus clairement défini et davantage aligné avec les besoins durables de l'association.
Gestion administrative courante :
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs (salariés, bénévoles, usagers, partenaires).
- Réception, tri, enregistrement et envoi du courrier et des e-mails.
- Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, notes et comptes rendus.
- Gestion et mise à jour des dossiers administratifs, classement et archivage (papier et numérique).
- Effectuer le suivi et les échéances des contrats de prestations (énergie, sécurité...)
- Tenue et mise à jour des tableaux de suivi et bases de données.
- Assurer la gestion administrative et l'organisation logistique des évènements de l'association (invitation AG...)
Gestion administrative du personnel et de la paie :
- Constitution et mise à jour des dossiers du personnel.
- Transmission des documents liés à la relation de travail (contrats, avenants, attestations, courriers divers).
- Collecte et contrôle des variables de paie (arrêts maladie, absences, heures, primes, absences, remboursements de frais) et transmission au prestataire paie / cabinet comptable.
- Classement et archivage des bulletins de paie et documents sociaux.
- Participation à la mise à jour des procédures internes et à l'information des salariés (notes de service, affichages obligatoires, etc.).
- Organisation logistique des formations (inscriptions, organisation des déplacements préparation des dossiers de formation, et suivi administratif post-formation
Comptabilité :
- Effectuer le suivi, le règlement des factures/notes de frais et leur archivage
- Suivi des encaissements et rapprochements de base.
- Préparation d'une partie des éléments pour le cabinet comptable / l'expert-comptable (justificatifs, tableaux de synthèse, etc.).
- Assurer le recomptage des caisses (logiciels GDR et MEG) et le suivi des remises en banque
Votre profil
Diplômé(e) d'une formation BAC+2/3 en assistanat de gestion, gestion administrative, RH ou équivalent.
Environnement et conditions de travail
- CDD du lundi au vendredi répartition horaires à discuter 24 à 28h
- Poste à pourvoir à compter des que possible.
- Rémunération selon profil et expérience 1980 ? brut pour un temps plein soit 1358? à 1584? brut en temps partiel)
Ce que nous vous offrons
Du sens à votre travail : rejoindre une structure ?uvrant à la préservation de l'environnement et des ressources naturelles, via des emplois solidaires et durables
- Équilibre vie professionnelle et vie personnelle
- Une équipe conviviale et investie dans le projet de l'association
- Mutuelle prise en charge à 50%
- Prévoyance prise en charge à 50% (ancienneté > 1 an)
- 6 jours de repos supplémentaire (JRS, ancienneté > 1 an)
- Prime collective selon résultats
Horaires : Temps partiel - 24H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Titre professionnel secrétaire assistant - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Saisir des documents juridiques - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Contrat de travail - Exigé
- Entrée/sortie du personnel - Exigé
- Variables paie - Exigé
- Rendez-vous médecine du travail - Exigé
- Vérification bulletin de salaire - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1358.0 Euros