Description du poste :
Au sein d'Innov8 Tower, vous occuperez un rôle clé au côté de notre Directeur Général, tout en assurant la coordination et le bon fonctionnement des moyens généraux de l'immeuble.
Véritable point de contact au quotidien, vous accompagnerez le DG dans l'organisation de ses rendez-vous et échanges avec nos interlocuteurs internes et externes, notamment avec de nombreux clients, fournisseurs et partenaires internationaux.
Vous contribuerez également à garantir un environnement de travail fonctionnel, accueillant et de qualité pour les collaborateurs comme pour les visiteurs.
Vos principales missions
Assistanat du Directeur Général :
-Gérer l'agenda du DG et organiser ses rendez-vous, réunions et déplacements.
-Préparer et coordonner ses rendez-vous avec les clients, fournisseurs et partenaires, notamment internationaux.
-Préparer les réunions et assurer le suivi des actions et informations nécessaires.
-Faciliter les échanges et assurer une bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
-Apporter un soutien administratif au DG dans son quotidien.
Gestion des moyens généraux :
-Veiller au bon fonctionnement quotidien de l'immeuble et des espaces de travail.
-Être l'interlocuteur des prestataires et fournisseurs sur place : maintenance, entretien, sécurité, fournitures, etc.
-Suivre les interventions, demandes techniques et éventuels incidents.
-Gérer les commandes et les besoins courants liés au fonctionnement du site.
-Veiller à la qualité de l'accueil, des espaces communs et des services proposés aux collaborateurs et visiteurs.
Accueil & coordination internationale :
-Être en contact régulier avec des interlocuteurs anglophones.
-Accueillir et accompagner des clients, fournisseurs et partenaires internationaux.
-Faciliter l'organisation de leurs rendez-vous et leur venue sur site.
-Assurer une communication professionnelle en français comme en anglais.
Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assistant de gestion - Souhaité
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
- Assurer la coordination des voyages d'affaires - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Planifier et organiser des réunions - Souhaité
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction - Souhaité
- Rédiger un compte rendu de réunion - Souhaité
Langues
Anglais - Exig?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 35000.0 Euros à 45000.0 Euros - 15 rtt 15 rtt