Description du poste :
Dans le cadre de son développement, B BATI est à la recherche d'une Assistante Administratif Travaux afin de renforcer ses équipes.
Au sein du service Travaux, vos principales misions:
- Contrôle et validation avant transmissions des factures fournisseurs au service comptabilité + traitement des anomalies le cas échéant auprès des intervenants intéressés
- Enregistrement des règlements sur le logiciel dédié + traitement des anomalies le cas échéant auprès des intervenants intéressés
- Aide à l'établissement des situations d'avancement de chantier, côté clients et sous-traitants, envoi-suivi-relance
- Gestion des factures sous-traitants y compris des documents administratifs, suivis des marchés, établissement des DGD ST
- Etablissement des contrats de sous-traitance + vérification des documents administratifs
- Demande d'agréments auprès des clients
- Gestion des heures d'insertion et des facilitateurs, organismes dédiés
- Contrôle des clôtures d'opération : vérification de la présence des documents obligatoires DOE, DGD, insertions etc.
- Dépôt et retrait quand nécessaire du courrier à la poste
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon expérience et profil