Description du poste :
Finalité du poste : Assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise et être l'interface entre la Direction, les salariés, les chargés d'affaires, les équipes terrain, les clients et les partenaires extérieurs.
L'objectif est de faciliter le travail des équipes, garantir une bonne circulation de l'information et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
Le poste s'articule autour de trois missions principales : administratif, ressources humaines et support commercial.
MISSIONS ADMINISTRATIVES :
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et partenaires,
- Gestion de la boite mail générale, du courrier et des demandes entrantes,
- Rédaction, classement et archivage des documents administratifs,
- Création et mise à jour des dossiers clients,
- Vérification et transmission des informations aux chargés d'affaires et équipes concernées,
- Suivi administratif des dossiers jusqu'à leur clôture,
- Suivi des assurances, attestations, contrats, abonnements et documents réglementaires,
- Suivi administratif des fournisseurs et des sous-traitants
MISSIONS RESSOURCES HUMAINES :
- Création et mise à jour des dossiers du personnel.
- Collecte des documents nécessaires à l'embauche et préparation administrative des arrivées
- Suivi des contrats, avenants, périodes d'essai et départs
- Suivi des rendez-vous à la Médecine du travail
- Gestion des congés, absences et arrêts (Site CIBTP- Logiciel SIRH)
- Transmission rigoureuse des variables horaires des techniciens au cabinet comptable pour émission des Bulletins de salaire
- Suivi des habilitations électriques, formations, recyclages et qualifications
- Anticipation des renouvellements et organisation administrative des formations,
- Participation au recrutement : offres, candidatures, premiers contacts et organisation des entretiens
MISSIONS COMMERCIALES :
RELATION CLIENT et SATISFACTION :
- Informer le client sur l'avancement administratif de sa demande,
- Transmettre les demandes et réclamations au bon interlocuteur,
- Réaliser des appels ou enquêtes de satisfaction après travaux,
- Collecter les avis clients et suivre les éventuelles actions correctives
SUPPORT AUX CHARGES D'AFFAIRES :
- Centraliser les documents nécessaires aux affaires
- Organiser les rendez-vous et suivre les devis en attente
- Effectuer les relances clients selon les procédures définies
- Vérifier la bonne transmission des informations entre les services;
- Assurer le suivi administratif après chantier
COMMUNICATION et ACTIONS COMMERCIALES :
* Participation :
- aux campagnes commerciales et préparation de mailings
- aux salons
- aux campagnes liées notamment au photovoltaïque, à l'IRVE, à la climatisation, à la VMC, à la maintenance et à la rénovation électrique
- à la fidélisation et identification d'opportunités commerciales lors des échanges clients
COORDINATION ENTRE LES SERVICES :
- Veiller à la bonne circulation du dossier selon le parcours : Client?Commercial?Administratif?Planification?Equipe terrain?
Facturation?Suivi client
- S'assurer que chaque étape dispose des informations et documents nécessaires pour poursuivre le traitement du dossier
OUTILS ET SUIVI DES DONNEES :
- Utilisation d'Excel, Word, Outlook et des outils de gestion internes de l'entreprise (Esabora-SIRH)
- Création et mise à jour des tableaux de suivi
- Contrôle de la qualité des informations enregistrées
- Participation à l'amélioration continue des procédures administratives internes
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Exigé
- Systèmes de gestion de base de données - Exigé
- Techniques commerciales - Exigé
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Techniques de rédaction commerciale - Exigé
- Accueillir en face à face - Exigé
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents - Exigé
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement - Exigé
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires - Exigé
- Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs) - Exigé
- Assurer le support commercial : campagne de fidélisation de la clientèle - Exigé
- Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs - Exigé
- Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients - Exigé
- Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) - Exigé
- Développer et fidéliser la relation client - Exigé
- Développer l'esprit d'équipe - Exigé
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
- Favoriser l'entente, la collaboration - Exigé
- Gérer les budgets alloués aux activités et projets commerciaux - Exigé
- Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur - Exigé
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux - Exigé
- Gérer les réclamations et assurer un suivi de qualité - Exigé
- Lire et comprendre des tableaux de bord d?activité et des indicateurs - Exigé
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients - Exigé
- Organiser des événements commerciaux - Exigé
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Exigé
- Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients - Exigé
- Participer à des salons professionnels et des conférences - Exigé
- Planifier et organiser des réunions - Exigé
- Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux - Exigé
- Programmer et assurer le suivi des actions à conduire à l'issue des contacts avec les clients ou les prospects - Exigé
- Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.) - Exigé
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Salaire: 25 800 € Brut annuel minimum adaptable selon expérience (Une expérience en PME, dans le bâtiment ou l'artisanat constitue un véritable avantage)