Description du poste :
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
Agent administratif polyvalent :
- Soutien administratif de la gestionnaire de la Résidence autonomie (accueil et secrétariat) en cas de besoin ou en en cas d'absence.
- Secrétariat du service social, du CCAS et des services fonctionnels.
- Organisation d'évènements et d'animations sociales sur le territoire communal en lien avec la Direction et les Élus.
- Accompagnement des personnes dans leur vie quotidienne, montage et suivi de dossiers d'aide sociale.
- Développement et renfort de liens sociaux et de solidarité.
- Conduire toute action d'accès aux droits et de prévention des difficultés sociales.
- Gestion des logements.
- Conseil et information sur les différents dispositifs d'aide sociale.
- Orientation vers les interlocuteurs compétents et les réseaux d'entraide.
Agent d'accueil et d'accompagnement de la MFS :
- Accueil, information et orientation du public.
- Accueil physique et téléphonique, qualification de la demande, renseignement et orientation des usagers de la MFS.
- Accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives de la vie quotidienne.
- Gestion du planning des rendez-vous, permanences entre les usagers et les partenaires.
- Animation et organisation de l'espace d'accueil et d'informations, la gestion documentaire.
- Entretien et développement d'un partenariat en lien avec le réseau des Maisons France Services.
- Établissement du suivi statistique de la fréquentation et de l'activité de la MFS.
Accueil Maison des Services :
- Accueil téléphonique et physique des usagers, des professionnels et des élus.
- Information et orientation les usagers : évaluation de la situation et des besoins, transmission des informations de 1er niveau et/ou orientation vers les services.
- Réalisation de démarches administratives liées aux titres d'identité (CNI/Passeport).
- Gestion de l'affichage et communication interne au service en collaboration avec l'équipe.
- Renseignement des statistiques internes de fréquentation.
- Enregistrement ponctuellement du courrier entrant avant dispatching par le secrétariat de la direction générale.
- Diverses tâches administratives : saisie, rédaction de courriers, tableaux de bord, classement, archivage.
COMPÉTENCES REQUISES :
SAVOIR FAIRE
- Compétences dans le secrétariat indispensables (gestion de temps, communication, bonne rédaction, .).
- Utiliser avec aisance les outils informatiques, numériques et service en ligne.
- Être capable d'aller chercher l'information.
- Maitriser les techniques d'accueil et d'accompagnement de publics variés, y compris le public en situation de vulnérabilité, ou difficile.
- Être capable de conserver neutralité et objectivité face aux situations.
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande et réagir avec pertinence aux situations d'urgence.
- Sens du travail en équipe indispensable.
SAVOIR
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtriser les logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK).
- La pratique du logiciel Berger-Levrault serait un grand plus.
SAVOIR ÊTRE
- Sens du service public.
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute.
- Esprit d'équipe.
- Capacité à mettre en ?uvre une pédagogie différenciée auprès des usagers.
- Adaptabilité.
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Dynamisme.
- Autonomie.
- Discrétion et confidentialité.
PARTICULARITÉ DU POSTE :
- Déplacements sur le territoire de la commune nouvelle. (Posséder votre propre moyen de déplacement)
- Permanences dans les mairies déléguées de la commune de CLOYES LES TROIS RIVIERES.
- Travail le samedi matin (en rotation).
Poste à pourvoir dès que possible.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Logiciel de traitement de texte - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Utilisation de logiciels de tableur - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Identifier, traiter une demande client - Exigé
- Assurer la confidentialité des informations - Exigé
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Exigé
- Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Exigé
- Fournir des informations générales sur l'entreprise - Exigé
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Gérer les stocks de fournitures de bureau - Souhaité
- Rédiger des messages et des emails professionnels - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération REMUNERATION STATUTAIRE - FPT