Description du poste :
Notre association dans le secteur du service à la personne recrute un secrétaire (H/F).
Vous souhaitez vous sentir utile dans votre travail, vous êtes autonome et savez prendre des initiatives, rejoignez notre équipe !
Missions principales:
- Accueil physique
- Accueil téléphonique de l'agence et en renfort des autres agences si besoin.
- Gestion du courrier (à l'arrivée et au départ)
- Etablir les pop-ups en lien avec les appels.
- Procéder à la mise à jour des plannings si besoin
- Effectuer les devis, sur demande de la responsable de service et les relances.
- Gestion des absences pour assurer le service client.
- Gestion administrative des dossiers papiers et numérique clients et salariés.
Assurer la qualité de service rendu aux usagers :
- Garantir une transmission d'information auprès des usagers : informations à données sur la planification
- Gérer leurs réclamations relatives aux plannings ( exemple : changement de planning)
Hiérarchie
Vous exercez sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de secteur.
Lieux de travail
Vous travaillerez sur l'agence de Clermont-Ferrand.
Qualités requises :
Utilisation et maitrise des outils informatiques de base : WORD, EXCEL,
Utilisation des outils informatiques APOLOGIC
Sens de l'accueil
Rigueur, Organisation, fiabilité, discrétion
Être à l'écoute, souriant, accueillant, diplomate
Capacités relationnelles
Prise d'initiative
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi prise de poste à 8h00 tous les jours
Le mercredi 8h00-12h30 13h30-17h30
Poste à pourvoir rapidement
Horaires : Temps partiel - 17H50/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 12.02 Euros sur 12.0 mois