Description du poste :
Vous assurez la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant du siège et des agences et participe aux projets du service principalement liés à la dématérialisation des process. Vous serez plus particulièrement en charge des missions suivantes :
- Ouvrir, traiter, trier et enregistrer l'ensemble des courriers entrants (Chrono)
- Distribuer le courrier dans les services concernés
- Traiter, enregistrer et affranchir le courrier sortant
- Analyser quotidiennement les mails de la boîte mail générale « courrier » et les transférer aux services concernés
- Accuser réception des mails reçus de la boîte mail générale « courrier »
- Assurer la navette des courriers et/ou parapheurs entre VSH et la mairie de Clamart
- Numériser les factures reçues par mail ou courrier dans l'outil et les remettre au service comptabilité
- Mettre à jour la procédure « courrier »
- Gérer le stock du service courrier (enveloppes, recommandés, tampon.) et passer les commandes auprès des fournisseurs
- Effectuer ponctuellement des tâches diverses (recherche de courriers.)
- Assister son responsable dans certaines missions administratives du service (préparation de réunion.)
- Participer à la bonne organisation des conseils d'administration (faire signer la fiche d'émargement, accueil des administrateurs.)
- Assurer à la demande de la direction générale, et en l'absence de sa responsable, des tâches administratives diverses
- Participer au projet de dématérialisation du service courrier (entrant et sortant)
- Assurer la relation avec les prestataires du service courrier (la Poste,.)
- Assister le cas échéant des services internes (comptabilité, accueil, gestion locative.) en fonction des besoins
Votre formation et compétences
- Expérience réussie de 2 ans minimum sur une fonction similaire (courrier + traitement factures)
- Titulaire d'un bac / Bac +2
- Expérience du service courrier souhaitée
- Connaissance du logement social souhaitée
- Gestion des priorités et des urgences
- Droit de réserve
- Capacité d'adaptation
- Organisation et rigueur
- Autonomie
- Sens relationnel
- Capacités rédactionnelles
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
Vous avez une expérience réussie si possible chez un bailleur social.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2300.0 Euros à 2400.0 Euros sur 13.0 mois