Assistant administratif et mission accompagnement des élèves (H/F)

Description du poste :

FICHE DE POSTE : Assistant(e) administratif(ve) et de vie institutionnelle
Rattachement hiérarchique : Directeur et responsable inclusion scolaire
Finalité de l'emploi :
Contribuer au bon fonctionnement de la MFR en assurant des missions administratives, réglementaires, documentaires et éducatives.
Assurer l'interface avec différents partenaires externes, participer au suivi de l'apprentissage, à la gestion du gîte de groupe ainsi qu'à l'accompagnement des jeunes dans le cadre de la vie résidentielle.
________________________________________
MISSIONS ET ACTIVITÉS
1. Assurer la veille et le suivi réglementaire de l'apprentissage
Activités
- Assurer une veille régulière sur les évolutions de la réglementation de l'apprentissage.
- Rechercher et diffuser les informations utiles auprès des maîtres d'apprentissage.
- Informer et conseiller les équipes administratives et pédagogiques sur les évolutions réglementaires.
- Participer à la mise à jour des procédures et documents liés à l'alternance.
- Assurer le lien avec les organismes et partenaires concernés lorsque nécessaire.
- Rédaction du contrat et de la convention de formation relative au financement
________________________________________
2. Assurer le suivi de la prestation informatique
Activités
- Centraliser les demandes et incidents signalés par les utilisateurs.
- Assurer l'interface entre la MFR et le prestataire informatique.
- Suivre l'avancement des demandes d'intervention.
- Participer à l'identification des besoins matériels et logiciels.
- Veiller au bon fonctionnement des outils numériques utilisés par les salariés et les apprenants.
________________________________________
3. Assurer la gestion administrative et commerciale du gîte de groupe
Activités
- Répondre aux demandes de réservation.
- Élaborer les devis et les contrats de location.
- Organiser l'accueil des groupes.
- Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie si nécessaire.
- Assurer le suivi administratif et financier des locations.
- Gérer les relations avec les utilisateurs du gîte.
________________________________________
4. Participer aux missions pédagogiques
- Participer à la correction des études de stage des élèves de 4e et de 3e.
- Respecter les grilles et critères définis par l'équipe pédagogique.
- Contribuer au suivi des travaux remis par les élèves.
- Participer ponctuellement à certaines actions éducatives ou pédagogiques.
________________________________________
5. Assurer la gestion du Centre de Documentation et d'Information (CDI)
- Assurer l'ouverture et le fonctionnement du CDI.
- Accueillir les apprenants et les accompagner dans leurs recherches documentaires.
- Assurer la surveillance du lieu.
- Gérer les emprunts et les retours.
- Réaliser les commandes de revues, abonnements et ressources documentaires.
- Veiller à l'actualisation et au classement des ressources.
________________________________________
6. Participer à la vie résidentielle et à la surveillance des jeunes
- Assurer des permanences de surveillance des classes et des groupes de jeunes.
- Participer au maintien d'un climat éducatif favorable aux apprentissages.
- Veiller au respect du règlement intérieur.
- Informer les responsables en cas de difficulté ou d'incident.

Contraintes particulières
- Présence requise les lundis et jeudis jusqu'à 19h00 dans le cadre des permanences éducatives.
________________________________________

RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes
- Direction
- Équipes pédagogiques et éducatives
- Personnel administratif et de service
- Apprenants
Relations externes
- Maîtres d'apprentissage
- Prestataires informatiques
- Organismes liés à l'apprentissage
- Utilisateurs du gîte de groupe
- Fournisseurs et prestataires documentaires

Temps de travail : 80% (1269h/an) annualisé

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Classer des documents - Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Utiliser les outils numériques - Exigé

Qualités professionnelles