Description du poste :
Sous l'autorité directe de la Directrice, la Secrétaire de direction assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et de coordination. Elle contribue au bon fonctionnement de la structure en intervenant sur les volets administratif, ressources humaines, communication et suivi des projets.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Gestion administrative
- Assurer le secrétariat courant de la direction (courriers, classement, suivi administratif).
- Gérer les stocks de fournitures : suivi des besoins, commandes auprès des fournisseurs et contrôle des livraisons.
- Organiser et suivre la maintenance des équipements.
- Gérer les dossiers des fournisseurs et prestataires (contrats, facturation, relations courantes).
- Assurer la gestion administrative du parc automobile (suivi, entretien, documentation).
2. Ressources humaines
- Assister la Directrice dans la gestion administrative du personnel : Rédaction des contrats de travail et documents associés, suivi de la médecine du travail, tenue et mise à jour des dossiers individuels du personnel.
- Assurer le suivi administratif des actions de formation, en lien avec les organismes concernés (OPCO).
3. Participation aux projets de la structure
- Mettre en forme et actualiser les documents institutionnels et officiels : Budget prévisionnel, Compte administratif, Rapport d'activité (ARS, partenaires, etc.).
- Assurer le suivi des échéances et des obligations administratives en lien étroit avec la direction.
4. Communication et relations externes
- Être l'interface avec le service Ressources Humaines du siège Oppelia.
- Assurer le lien avec le réseau de partenaires institutionnels et opérationnels.
- Entretenir les relations avec les fournisseurs et prestataires externes.
Horaires : Temps partiel - 21H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Convention