Description du poste :
Au sein de l'équipe administrative (4 personnes), vous remplacez notre adjointe administrative absente pour congé maternité du 20 juillet 2026 au 31 mars 2027 et travaillerez en collaboration avec l'équipe pour assurer une qualité de service aux usagers.
VOS MISSIONS
1. Accueil des usagers
- Gestion du standard téléphonique et orientation des appels
- Tri, envoi, préparation et scan du courrier
- Consultation et traitement de la BAL Outlook (réponses + affectation)
- Préparation des dossiers d'admission
2. Gestion des admissions et sorties
- Accueil des nouveaux résidents (remise documents, rdv d'aide administrative)
- Admission administrative
- Gestion administrative des sorties (état des lieux, clôture dossier)
- Accueil et information des familles (planning visites, modalités)
3. Facturation hébergement/recettes
- Envoi des demandes de calcul des contributions
- Gestion des dépôts de garantie (encaissement + suivi)
- Mise à jour du tableau de suivi d'activité (TSA)
- Vérification comptable (BL) avec le TSA
- Enregistrement des chèques énergie
4. Communication
- Relations usagers (traitement demandes, suivi réclamations)
- Gestion site internet et espace famille (actualités, documents)
- Animation espace CVS
- Communication institutionnelle (affichage, réseaux sociaux)
5. Conseil de la Vie Sociale (CVS)
- Préparation des convocations (impression + envoi)
- Rédaction et diffusion des comptes rendus CVS
- Suivi des recommandations et actions CVS
6. Tâches diverses déléguées
Économat : Gestion Chorus Pro, mandatement, sortie protections/commandes et commandes des produits d'entretien, suivi du stock ; Qualité/RH : Enquêtes satisfaction, enregistrement événements indésirables sur AGEVAL, gestion plaintes/réclamations usagers
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Exigé
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Exigé
- Techniques de secrétariat - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Mettre en forme un document - Exigé
- Corriger et mettre en forme un document - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Contrôler la conformité des données - Exigé
- Organiser l'agenda des réunions - Exigé
Rémunération Grille indiciaire fonction public hospitalière
Description du poste :
Au sein de l'équipe administrative (4 personnes), vous remplacez notre adjointe administrative absente pour congé maternité du 20 juillet 2026 au 31 mars 2027 et travaillerez en collaboration avec l'équipe pour assurer une qualité de service aux usagers.
VOS MISSIONS
1. Accueil des usagers
- Gestion du standard téléphonique et orientation des appels
- Tri, envoi, préparation et scan du courrier
- Consultation et traitement de la BAL Outlook (réponses + affectation)
- Préparation des dossiers d'admission
2. Gestion des admissions et sorties
- Accueil des nouveaux résidents (remise documents, rdv d'aide administrative)
- Admission administrative
- Gestion administrative des sorties (état des lieux, clôture dossier)
- Accueil et information des familles (planning visites, modalités)
3. Facturation hébergement/recettes
- Envoi des demandes de calcul des contributions
- Gestion des dépôts de garantie (encaissement + suivi)
- Mise à jour du tableau de suivi d'activité (TSA)
- Vérification comptable (BL) avec le TSA
- Enregistrement des chèques énergie
4. Communication
- Relations usagers (traitement demandes, suivi réclamations)
- Gestion site internet et espace famille (actualités, documents)
- Animation espace CVS
- Communication institutionnelle (affichage, réseaux sociaux)
5. Conseil de la Vie Sociale (CVS)
- Préparation des convocations (impression + envoi)
- Rédaction et diffusion des comptes rendus CVS
- Suivi des recommandations et actions CVS
6. Tâches diverses déléguées
Économat : Gestion Chorus Pro, mandatement, sortie protections/commandes et commandes des produits d'entretien, suivi du stock ; Qualité/RH : Enquêtes satisfaction, enregistrement événements indésirables sur AGEVAL, gestion plaintes/réclamations usagers
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Exigé
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Exigé
- Techniques de secrétariat - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Mettre en forme un document - Exigé
- Corriger et mettre en forme un document - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Contrôler la conformité des données - Exigé
- Organiser l'agenda des réunions - Exigé
Rémunération Grille indiciaire fonction public hospitalière