Description du poste :

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Au sein de la Direction Opérationnelle DO2+, l'Assistant(e) Opérationnel(le) accompagne le Directeur Opérationnel et les équipes projet dans la gestion administrative, l'organisation et le suivi des opérations d'aménagement.

Il/elle assure également un rôle d'appui dans la gestion courante de la filiale et contribue à la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Dans une logique de transversalité, il/elle pourra être amené(e) à assurer ponctuellement le remplacement d'autres assistants opérationnels des Directions Opérationnelles et Directions de Projet afin de garantir la continuité du service.

1. Assistance administrative et de direction

- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation des dossiers et accueil des participants.
- Gérer les agendas du Directeur Opérationnel et des équipes, organiser les déplacements et suivre les frais associés.
- Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs.
- Préparer et assurer le suivi des dossiers destinés aux instances internes.
- Gérer le courrier, les commandes de fournitures, les circuits de signature électronique et l'archivage des documents.
- Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

2. Assistance administrative et gestion courante de la filiale

En lien avec le Directeur Administratif et Financier de la filiale :

- Organiser les instances de gouvernance (Assemblées Générales, Conseils d'Administration, comités de contrôle) : convocations, préparation des dossiers, suivi du quorum, procès-verbaux et comptes rendus.
- Assurer le suivi des formalités administratives et juridiques (Kbis, transmissions réglementaires).
- Gérer les moyens généraux, les achats et le suivi des facturations.
- Suivre les loyers, les travaux sur le patrimoine de la filiale et les relations avec les occupants.
- Participer à la commercialisation des lots en lien avec les chefs de projet : relations clients, suivi des dossiers et interface avec les notaires pour les actes de vente.

3. Assistance administrative des projets d'aménagement
Appui aux procédures d'achat et aux marchés :

- Accompagner les chefs de projet et ingénieurs dans la préparation et la formalisation des marchés (fiches de formalisation, cahiers des charges, consultations).
- Assurer le suivi administratif des consultations et contribuer aux rapports d'analyse des offres (RAO), en lien avec le service Achats.
- Créer et suivre les demandes d'achat, engagements et éventuels transferts budgétaires dans le logiciel financier Sifow.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des marchés et des consultations.

Suivi de l'exécution des opérations :

- Assurer le suivi administratif des marchés de travaux et de prestations intellectuelles : ordres de service (OS), documents d'exécution (EXE), factures et services faits.
- Préparer les procès-verbaux de remise en gestion des ouvrages.
- Suivre les demandes de remboursement des dépôts de garantie et les échéances des promoteurs.
- Assurer le suivi administratif des conventions de financement et des subventions, en lien avec le service financier.
- Participer au suivi des appels de fonds et à la mise à jour des outils de pilotage des opérations.
- Garantir le classement, la traçabilité et la bonne circulation des documents liés aux projets.

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

  • Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
  • BTS support à l'action managériale - Souhaité
  • Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
  • DUT gestion administrative et commerciale des organisations - Souhaité
  • Gestion des réservations de salles de réunion - Exigé
  • Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
  • Logiciels de gestion de base de données - Exigé
  • Modalités d'accueil - Exigé
  • Titre professionnel assistant de direction - Souhaité
  • Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
  • Assurer la confidentialité des échanges et informations - Exigé
  • Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
  • Classer des documents - Souhaité
  • Créer, organiser ou coordonner un évènement - Exigé
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
  • Planifier et organiser des réunions - Exigé
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
  • Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Exigé

Qualités professionnelles


Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Rémunération définie en fonction du profil