Description du poste :
Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, nous sommes à la recherche d'un Chargé d'accueil - Assistant (H/F) au sein de notre agence de Champagnole.
Le Chargé d'accueil - Assistant (agence ou siège) (H/F) est le premier interlocuteur au sein de l'organisme. Il participe à promouvoir l'image de La Maison Pour Tous en apportant un premier niveau de réponses et / ou en orientant le client vers les services compétents.
L'accueil est une des clés de la qualité de service apportée au quotidien pour la satisfaction de la clientèle.
Activités :
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs de l'organisme (physique et téléphonique)
- Prendre en charge et alerter en cas d'incidents survenant à l'accueil
- Centraliser, enregistrer et transmettre toutes les demandes nécessitant une intervention et / ou une réponse de l'organisme :
Volet commercial : premier niveau d'information sur les demandes de logements et les impayés
Volet technique : création d'affaires dans le logiciel ARAVIS, suivi des OS contrats, premier niveau d'information sur les réclamations techniques, relances des fournisseurs, suivi des commandes non soldées
- Réceptionner et requalifier les affaires saisies par les locataires par le biais de l'agence virtuelle
- Assister le client dans certaines opérations administratives et rédactionnelles
- Effectuer des encaissements non numéraires et la saisie des éléments variables de facturation
- Organiser et actualiser la documentation en libre-service
- Assurer un appui administratif à l'agence (rédaction de courrier, prise de RDV, support de communication, .)
Connaissances professionnelles spécifiques
Compétences clés :
- Connaître les normes et procédures liées à son domaine d'activité
- Identifier, traiter une demande client
- Maitriser les outils bureautiques et métiers
- Maitriser la rédaction de courriers professionnels
Aptitudes requises :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Devoir de réserve et de confidentialité
- Ecoute et analyse
- Esprit d'équipe
- Sens de la relation client
- Autonomie
- Aisance relationnelle écrite et orale
- Capacité d'écoute distanciée et empathie
- Capacité à rester calme (même dans les situations complexes)
Profil :
Bac ou Bac PRO dans le domaine du secrétariat / administratif
Expérience souhaitée
Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.
Temps plein, CDD remplacement congé maternité
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Identifier, traiter une demande client - Exigé
- Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Exigé
- Rédiger des messages et des emails professionnels - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
Langues
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2054.85 Euros sur 12.0 mois Prime 13ème mois