Description du poste :
Contexte :
Savart Paysage, agence de paysage et d'urbanisme, recherche une/un Assistant(e) de direction pour compléter son équipe notamment pour assurer le secrétariat courant, le suivi de la comptabilité, la gestion administrative, le suivi et l'animation de la démarche qualité (ISO 9001 - ISO 14001 - RSE) et l'animation des réseaux sociaux et du site internet.
Créée en 1998, Savart Paysage intervient à toutes les échelles et pour toute la diversité des situations d'aménagement du territoire. Il peut s'agir de parc/jardin - de rénovation urbaine - d'éco-quartier - de zone d'habitat et ou commerciales, d'approche urbaine de nouveaux quartiers - de requalification de friche - d'études paysagères - de démarches participatives.
L'agence est à taille humaine et réunit des profils variés pour un enrichissement mutuel.
Missions :
Au sein de l'équipe, vous assistez le directeur de projet et les chefs de projet pour la gestion courante et l'évolution de l'organisation interne de l'agence :
- responsable qualité en charge du suivi et de l'amélioration du système qualité (ISO 9001 - ISO 14001 - RSE),
- secrétariat courant : gestion des appels téléphoniques et des mails, tenue du planning,
- saisie et mise en forme de documents, devis, factures, communication courante,
- suivi de la comptabilité de l'agence,
- participation à la gestion administrative des appels d'offres : contrôle et préparation des pièces, envoi par dématérialisation,
- assistance dans la gestion financière des chantiers (contrôle de factures, préparation d'états d'acompte, .),
- participation à l'animation et la gestion des réseaux sociaux et du site internet.
Votre profil :
- Maitrise de logiciels informatiques exigés : Word, Excel, Outlook, Internet, Chorus Pro, InDesign, Réseaux sociaux
- Expérience dans la gestion des appels d'offres
- BAC+2 Ressources humaines
- Expérience de 6 mois sur le même type de poste
Qualités :
Capacité d'analyse
Réactivité
Sens relationnel - Goût pour le travail en équipe et ouverture pluridisciplinaire
Qualité rédactionnelle et très bon niveau d'orthographe
Emploi :
CDI
Date de prise de poste : à déterminer
Rémunération à négocier selon profil
Lieu de travail : Châlons-en-Champagne - la dimension de la future ville idéale. Logement facile et de prix raisonnable.
Permis B souhaité
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction - Souhaité
- Rédiger un compte rendu de réunion - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Maitrise des réseaux sociaux - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Minimum 1600€ net/mois selon profil et expérience