Description du poste :
Sous l'autorité de la directrice et du bureau de l'association, l'assistant administratif assure la gestion administrative courant de la structure et apporte un appui renforcé à la direction dans le suivi des actions, la préparation de documents et l'organisation des éléments utiles au bon fonctionnement de la structure.
Mission 1 : Appui à la gouvernance de la CPTS
- Gestion des mails et courriers
- Gestion des convocations
- Préparation des documents de réunions
- Rédaction de comptes rendus
- Réservation des salles ou lieux si besoin
Mission 2 : Gestion administrative courante
- Suivi administratif des dossiers en cours
- Mise à jour de l'annuaire et des fichiers utiles
- Suivi administratif des adhésions et des renouvellements
- Classement et archivage des documents
- Commandes de fournitures et suivi des livraisons si besoin
- Assurer l'accueil téléphonique de la structure
Mission 3 : Suivi administratif et comptable
- Collecte, tri et transmission des pièces comptables
- Lien administratif avec le cabinet comptable, la direction et les personnes concernées
- Suivi administratif des dépenses et justificatifs liés aux actions de la CPTS
- Appui administratif au suivi de certains tableaux de dépenses ou de suivi simple.
Mission 4 : Appui administratif renforcé aux actions de la CPTS
- Gestion des inscriptions aux actions et événements
- Préparation des listes de participants
- Lien administratif avec les prestataires
- Appui logistique des actions ou événements
- Préparation d'outils simples de suivi
- Appui à la compilation de certains indicateurs ou éléments de suivi selon les besoins
- Préparation des documents ou supports internes en appui à la direction
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Techniques de numérisation - Exigé
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2200.0 Euros sur 12.0 mois négociable en fonction du profil
Description du poste :
Sous l'autorité de la directrice et du bureau de l'association, l'assistant administratif assure la gestion administrative courant de la structure et apporte un appui renforcé à la direction dans le suivi des actions, la préparation de documents et l'organisation des éléments utiles au bon fonctionnement de la structure.
Mission 1 : Appui à la gouvernance de la CPTS
- Gestion des mails et courriers
- Gestion des convocations
- Préparation des documents de réunions
- Rédaction de comptes rendus
- Réservation des salles ou lieux si besoin
Mission 2 : Gestion administrative courante
- Suivi administratif des dossiers en cours
- Mise à jour de l'annuaire et des fichiers utiles
- Suivi administratif des adhésions et des renouvellements
- Classement et archivage des documents
- Commandes de fournitures et suivi des livraisons si besoin
- Assurer l'accueil téléphonique de la structure
Mission 3 : Suivi administratif et comptable
- Collecte, tri et transmission des pièces comptables
- Lien administratif avec le cabinet comptable, la direction et les personnes concernées
- Suivi administratif des dépenses et justificatifs liés aux actions de la CPTS
- Appui administratif au suivi de certains tableaux de dépenses ou de suivi simple.
Mission 4 : Appui administratif renforcé aux actions de la CPTS
- Gestion des inscriptions aux actions et événements
- Préparation des listes de participants
- Lien administratif avec les prestataires
- Appui logistique des actions ou événements
- Préparation d'outils simples de suivi
- Appui à la compilation de certains indicateurs ou éléments de suivi selon les besoins
- Préparation des documents ou supports internes en appui à la direction
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Techniques de numérisation - Exigé
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2200.0 Euros sur 12.0 mois négociable en fonction du profil