Description du poste :
Vous aurez à exécuter des actes administratif et de gestion courante. Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.
Assistance à la direction du service : Gestion de l'agenda du directeur(trice), Préparations, organisation et suivi des réunions, Préparation et suivi des dossiers, Interface avec les partenaires extérieurs et les service internes de l'établissement.
Missions transversales : Accueil téléphonique et physique (filtrer, orienter, prendre et transmettre les messages), Aide à l'organisation d'évènements institutionnels (réunions, conférences, manifestations), Prise de notes et rédaction de comptes rendus.
Gestions administrative du secrétariat : Rédaction et mise en forme de documents administratifs et de courriers, Réception, enregistrement, diffusion et classement du courrier postal et électronique.
Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power-Point...), Connaissances souhaitée de l'environnement universitaire, Technique d'expression écrite et orale.
Clôture des candidatures le 28/02/2026.
Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Portugais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon grille