Description du poste :

Prévention Routière Formation, organisme de formation recherche un(e) secrétaire pour sa région Pays de Loire.

Vos missions seront :
Organisation de stages
- Planification des sessions : recherche et réservation de salles, mobilisation des animateurs
- Gestion complète des inscriptions, à l'aide du logiciel interne : devis, conventions, inscriptions, convocations, facturation.
- Suivi des dossiers stagiaires : relances, complétude, conformité
- Préparation et clôture administrative des stages
Relation avec les interlocuteurs (en présentiel, par téléphone et par e-mail)
- Interface avec les clients, partenaires, animateurs, institutions (tribunaux, préfectures le cas échéant, etc.)
- Réception, qualification et traitement des appels
- Accueil physique des stagiaires se présentant sur site (renseignements, enregistrement, paiement.)
- Information et orientation vers les bons interlocuteurs
- Transmission d'informations fiables et suivi des demandes
Suivi comptable (niveau opérationnel)
- Enregistrement, encaissement (dépôt en banque) et suivi des règlements clients
- Relance des impayés et signalement des litiges
- Saisie et contrôle des factures fournisseurs
- Transmission mensuelle des éléments au service comptable
Mission de renfort et de continuité de service
- Assure le remplacement ponctuel ou l'appui opérationnel auprès d'autres régions, dans le cadre des compétences et des missions du poste.

Horaires : 36H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations


Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

  • Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
  • Techniques de gestion administrative - Souhaité
  • Classer des documents - Souhaité
  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
  • Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
  • Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
  • Assurer la confidentialité des données - Exigé
  • Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Exigé
  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
  • sens du service - Exigé
  • Aisance relationnelle - Exigé

Qualités professionnelles


Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Annuel de 23045.0 Euros à 24000.0 Euros