Description du poste :
La Direction territoriale d'action sociale des Pays de Morlaix et Centre Ouest Bretagne recrute pour son équipe de Carhaix, un agent d'accueil et de secrétariat (H/F).
Sous la responsabilité de la Responsable d'équipe, et dans le respect du cadre de référence de l'action sociale et médico-sociale, la secrétaire a pour missions :
- l'accueil physique et téléphonique
- le secrétariat de l'équipe pluridisciplinaire
- la gestion administrative
Missions :
- Assurer l'accueil physique, l'orientation des usagers, des partenaires et des fournisseurs
- Assurer l'accueil téléphonique
- Assurer le secrétariat de l'équipe pluri professionnelle
- Assurer une gestion administrative
Compétences :
- Accueillir tous types de publics, identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Gérer des dossiers administratifs / appliquer les procédures et règles de son domaine d'intervention (action sociale et médico-sociale)
- Accompagner dans les démarches administratives initiales : intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
- Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel.), les applicatifs métiers (IODAS)
- Mettre en forme tous types de courriers et de rapports et appliquer les règles d'orthographe
- Classer et ordonner les documents de manière accessible à tous
Savoir être :
- Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, hors de son secteur, dans son service ou sa direction, avoir un intérêt pour le domaine social et médico-sociale
- Être capable de respecter les règles de l'organisation et d'exécuter la tâche dans les délais impartis ou définis par son responsable
- Comprendre et se faire comprendre des personnes, être capable de trouver la bonne distance avec du public difficile et/ou en difficulté
- Savoir utiliser l'expérience de son entourage pour améliorer son travail
- Savoir établir les priorités en fonction des instructions données par son responsable hiérarchique
- Chercher l'information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
Le Conseil départemental du Finistère vous propose un CDD d'1 mois à pourvoir de suite
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Connaissance des structures d'accueil social - Exigé
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public - Exigé
- Analyser les besoins des usagers - Exigé
- Garantir un suivi administratif - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Selon les grilles FPT