Description du poste :
La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour a direction des services techniques.
Temps de travail : Temps complet cycle à 39 h
Horaires de travail : 8h30/12h30 - 13h30/17h30 (16h30 le vendredi)
Mission principale : coordination de la gestion administrative de la direction des services techniques :
- Astreintes : réalisation des plannings, suivi des interventions, bilan et suivi de la qualité, pédagogie pour les nouveaux entrants, .
- Suivi du logiciel KOLOK et plus généralement du courrier entrant (suivi, reporting mensuel, relance des différents services, .)
- Suivi de la pochette courrier (distribution, recensement des courriers importants et suivi des réponses) et des parapheurs
- Centralisation des rapports annuels de l'ensemble des services : organisation de la collecte des données, mise en forme et finalisation du document
- Centralisation des délibérations et décisions à présenter : établissement d'un planning semestriel fixant les grandes échéances relatives à la production des actes administratifs, récupération des projets de délibérations et décisions, mise en forme de la note de synthèse de la direction,
- Logiciel ASTECH (Reporting mensuel sur les demandes non traitées pour chacun des services concernés)
- Pastilles d'iodes : gestion du stock et de la distribution éventuelle ; partage de l'information avec l'ensemble des agents de la direction
- Gestion technique des entrées et sorties au sein de la direction : établissement des fiches navettes informatique/finances/RH
- Elaboration de tout document ou toute note utile à la coordination administrative de la direction
- Référente communication de la direction des services techniques
- Recensement des éléments susceptibles de faire l'objet d'une communication
- Relation avec le service communication
- Retour d'information dans les services
-Etablissement et suivi d'un tableau des formations (obligatoires et facultatives) validées par les responsables de services
- Centralisation de la production d'ordres de mission annuels ou ponctuels
- Accueil physique et téléphonique général de la direction
- Notification des bons de commande du service voirie
- gestion administrative et financière des travaux réalisés en maîtrise d'ouvrage déléguée pour les routes départementales : conventions, dossiers de subvention, suivi des recettes, suivi budgétaire, actes administratifs
- Suivi des courriers et des réclamations du service voirie en appui des techniciens
- Organisation administrative des réunions publiques
- Participation administrative à l'organisation des enquêtes publiques
Activités accessoires / secondaires : remplacements ponctuels des assistants de la direction :
- Assurer la continuité des principales missions d'un(e) assistant(e) d'un des services de la direction en cas d'absence,
- Le cas échéant, toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service public
Savoirs :
- Organisation d'un Etablissement Public,
- Contexte et enjeux de l'Etablissement,
- Notions de comptabilité analytique,
- Missions de service public,
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et établissements publics.
Savoir faire :
- Organisation et de gestion du temps de travail,
- Techniques de secrétariat (prises de notes, comptes-rendus.),
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse,
Savoir être :
- Esprit d'équipe
- Être à l'écoute
- Travail en autonomie
- Organisation
- Rigueur
- Assiduité
- Discrétion
Diplômes requis : Bac+2 en gestion, administration ou expérience sur un emploi similaire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Salaire basé sur les grilles de la fonction publique, en fonction de l'expérience et du niveau de qualification
Description du poste :
La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour a direction des services techniques.
Temps de travail : Temps complet cycle à 39 h
Horaires de travail : 8h30/12h30 - 13h30/17h30 (16h30 le vendredi)
Mission principale : coordination de la gestion administrative de la direction des services techniques :
- Astreintes : réalisation des plannings, suivi des interventions, bilan et suivi de la qualité, pédagogie pour les nouveaux entrants, .
- Suivi du logiciel KOLOK et plus généralement du courrier entrant (suivi, reporting mensuel, relance des différents services, .)
- Suivi de la pochette courrier (distribution, recensement des courriers importants et suivi des réponses) et des parapheurs
- Centralisation des rapports annuels de l'ensemble des services : organisation de la collecte des données, mise en forme et finalisation du document
- Centralisation des délibérations et décisions à présenter : établissement d'un planning semestriel fixant les grandes échéances relatives à la production des actes administratifs, récupération des projets de délibérations et décisions, mise en forme de la note de synthèse de la direction,
- Logiciel ASTECH (Reporting mensuel sur les demandes non traitées pour chacun des services concernés)
- Pastilles d'iodes : gestion du stock et de la distribution éventuelle ; partage de l'information avec l'ensemble des agents de la direction
- Gestion technique des entrées et sorties au sein de la direction : établissement des fiches navettes informatique/finances/RH
- Elaboration de tout document ou toute note utile à la coordination administrative de la direction
- Référente communication de la direction des services techniques
- Recensement des éléments susceptibles de faire l'objet d'une communication
- Relation avec le service communication
- Retour d'information dans les services
-Etablissement et suivi d'un tableau des formations (obligatoires et facultatives) validées par les responsables de services
- Centralisation de la production d'ordres de mission annuels ou ponctuels
- Accueil physique et téléphonique général de la direction
- Notification des bons de commande du service voirie
- gestion administrative et financière des travaux réalisés en maîtrise d'ouvrage déléguée pour les routes départementales : conventions, dossiers de subvention, suivi des recettes, suivi budgétaire, actes administratifs
- Suivi des courriers et des réclamations du service voirie en appui des techniciens
- Organisation administrative des réunions publiques
- Participation administrative à l'organisation des enquêtes publiques
Activités accessoires / secondaires : remplacements ponctuels des assistants de la direction :
- Assurer la continuité des principales missions d'un(e) assistant(e) d'un des services de la direction en cas d'absence,
- Le cas échéant, toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service public
Savoirs :
- Organisation d'un Etablissement Public,
- Contexte et enjeux de l'Etablissement,
- Notions de comptabilité analytique,
- Missions de service public,
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités et établissements publics.
Savoir faire :
- Organisation et de gestion du temps de travail,
- Techniques de secrétariat (prises de notes, comptes-rendus.),
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse,
Savoir être :
- Esprit d'équipe
- Être à l'écoute
- Travail en autonomie
- Organisation
- Rigueur
- Assiduité
- Discrétion
Diplômes requis : Bac+2 en gestion, administration ou expérience sur un emploi similaire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Salaire basé sur les grilles de la fonction publique, en fonction de l'expérience et du niveau de qualification