Description du poste :
Missions : Rattaché(e) au Pole de la protection de l'enfance et de la Jeunesse de Claire Amitié France, sous la conduite du directeur, la(le) secrétaire « effectue des tâches administratives complexes liées au secrétariat » sur 2 sites et a donc pour missions de :
Gestion administrative
* Mettre à jour les tableaux relatifs aux affichages obligatoires et aux outils qualité
* Actualiser les données statistiques en lien avec Interconsult
Pour le service d'hébergement et de semi-autonomie (jeunes majeurs):
Veiller à la mise à jour et à l'ouverture des dossiers sur Interconsult
Assurer le suivi des documents administratifs, en lien avec les partenaires extérieurs
Organisation de la vie des structures
* Gérer les commandes de fournitures de bureau
* Suivre le parc automobile (planification et suivi des rendez-vous)
* Organiser les rendez-vous liés à la sécurité des sites et aux interventions de prestataires extérieurs
Pour le service d'hébergement et de semi-autonomie (jeunes majeurs):
Suivre les commandes des kits d'installation des jeunes dans leur logement
Assurer le suivi du mobilier
Participation aux réunions
Participer aux réunions de pôle et en assurer les comptes rendus
Qualités et compétences requises
- Une capacité d'organisation et de gestion des priorités
- Le sens du contact
- La capacité d'adaptation
- L'esprit d'initiative
Outre ses qualités organisationnelles, le secrétaire doit être en mesure de faire preuve tout d'une grande polyvalence, car le métier requiert également de solides compétences administratives et bureautiques :
- Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
- Maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
- Savoir hiérarchiser et classer des documents
- Savoir communiquer rapidement et efficacement
Statut :
- Grille salariale de la convention collective 51 +prime annuelle
- CDI à temps complet
- 36h/semaine + 6 jours RTT
Horaires : 36H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 2386.0 Euros sur 12.0 mois prime décentralisé (5% salaire annuel) versée en décembre en 1 seule fois