Description du poste :
RECRUTEMENT D'UN(E) SECRETAIRE H/F
Pour l'IES - SESSAD
Association Gabriel Deshayes - Auray
Poste à pourvoir en CDI à temps plein dès que possible.
Missions :
- Gérer l'accueil physique et téléphonique,
- Transmettre les informations,
- Rédiger des courriers, mails, comptes-rendus, rapports, etc.,
- Enregistrer les cycles de plannings sur logiciel,
- Assurer le suivi des stages, emplois, conventions partenaires (réception des candidatures, prise de rdv, réponses, suivi des effectifs, conventionnement, etc.),
- Assurer le suivi des formations (inscriptions, documentation, etc.),
- Assurer la gestion documentaire (bonne réception, classement, archivage, etc.) sur logiciels (usagers, Ageval, SharePoint, etc.),
- Gérer les absences des salariés (prévenir les usagers, l'équipe, les partenaires.),
- Assurer les prises de rendez-vous des visites médicales auprès de la médecine du travail,
- Préparer les déclarations d'accident de travail pour validation par la direction,
- Gérer le courrier : Ouverture, distribution, affranchissement du courrier,
- Gérer les stocks de matériels et fournitures (Commande, suivi, etc.), les abonnements,
- Gérer la mise à jour des panneaux d'affichage,
- Créer divers supports afin de répondre aux besoins du service,
- Mettre à jour et suivre régulièrement les bases de données pour les indicateurs,
- Saisir les rapports d'activité, enquêtes,
- Suivre l'activité et la facturation,
- Assurer une liaison avec la comptabilité et le service RH,
- Réaliser des plannings hebdomadaires de réservation des véhicules du service et suivi
- Missions transversales (participation à des projets, réunions, actions de sensibilisation, etc.)
Expériences requises :
- Expérience souhaitée au sein du secteur médico-social
Formation :
- Diplôme de Baccalauréat Secrétariat minimum
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques et connaissance du pack office
- Qualités relationnelles avec l'équipe, les familles et usagers : accueil, diplomatie, patience
- Qualité rédactionnelle et orthographique
- Savoir rendre compte de son travail
- Anticipation, organisation, méthode, sens des priorités, discernement, capacité d'initiative
- Confidentialité et discrétion professionnelle
Rémunération :
- Grille indiciaire des techniciens qualifiés (Convention Collective du 15 mars 1966)
Organisation du temps de travail :
- 35 heures hebdomadaire
- Congés trimestriels
Avantages
- Participation de l'employeur à hauteur de 70% de l'abonnement aux transports en commun
- CSE
- Mutuelle
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération CCN66