Description du poste :

Poste à pourvoir à compter du lundi 14 décembre 2026 au sein de notre EHPAD.

Définition de la fonction : vous réaliserez les opérations administratives inhérentes à un domaine d'activité donné, en particulier le suivi de comptabilité, en appliquant les procédures et règles définies.

Vous serez l'interlocuteur permanent du directeur délégué, de l'attaché d'administration hospitalière au médicosocial et du cadre de santé de l'EHPAD, ainsi que de l'ensemble des prestataires, des résidents, des familles ou de leur représentant.

Description des missions :
- Gestion des achats et suivi budgétaire : saisie des mandats et titres, saisie et suivi du budget, élaboration des décisions modificatives, lien permanent avec la trésorerie et les autorités de tutelle, gestion APL CAF, etc.
- Gestion des admissions de résidents : facturation mensuelle des frais de séjour des résidents, saisie des mouvements, aide à la constitution des dossiers administratifs d'admission et à la demande d'aide sociale, relation avec les familles et tutelles
- Personnel : assurance statutaire, distribution des contrats et avenants, liaison CHS, distribution paie, contacts CGOS et MNH, déclaration FIPHP
- Administration générale : accueil téléphonique et physique du public, rédaction des courriers, convocations, comptes-rendus d'instance, classement et archivage
- Participation à la vie générale de l'EHPAD : connaissance des différents documents institutionnels (projet d'établissement, projet personnalisé, compte-rendu et synthèses, etc.).

Organisation du poste :
Présence journalière, du lundi au vendredi (100 %).

Savoir-faire :
- Veille spécifique à son domaine d'activité
- Contrôle de l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité
- Gestion et traitement des données / informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.) dans son domaine d'activité
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité
- Rédaction de courriers relatifs à son domaine d'activité
- Renseignement de documents, de fichiers (fiches d'activité, de traçabilité, etc.)
- Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine

Qualités requises :
- Connaissance des dispositions législatives et réglementaires relatives à la fonction publique
- Bonne maîtrise de l'informatique et des outils bureautiques voire des logiciels dédiés à la gestion du personnel et à la facturation
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise de la gestion de son temps de travail
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Bonne communication et capacité d'écoute
- Discrétion, respect du secret professionnel et de la hiérarchie
- Disponibilité et adaptabilité

Horaires : 35H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération en lien avec la grille de rémunération de la fonction publique et de la reprise d'ancienneté