Description du poste :

MISSIONS :
Gestion de l'accueil physique et téléphonique du site + assistance dans toutes les tâches administratives et de suivi (cf détails ci-dessous - liste non exhaustive).
1/ ACCUEIL, SERVICES ADMINISTRATIFS ET LOGISTIQUES :
Assiste l'équipe dans la réalisation des différentes tâches quotidiennes du centre d'affaires afin d'en assurer un fonctionnement optimal dans le souci de l'image de marque et des valeurs d'Emergence.
- Accueil téléphonique professionnel de qualité + prise de messages,
- Accueil physique des clients, prestataires, prospects,
- Gestion du courrier, des colis, coursiers, transporteurs (gestion depuis la demande du client jusqu'à la facturation), remplir le copieur, vérifier les machines à café,
- Veiller au bon aménagement des zones communes : accueil, parties communes, salles de réunion, cuisine,
- Préparer et aménager les salles de réunion : mises en place conformément au cahier des charges du client, préparation des petits déjeuners, plateaux repas,
- Aider à l'aménagement des bureaux : mobilier, plantes.,
2/ PARTIE ADMINSTRATIVE :
- Saisie d'information dans le CRM,
- Rédaction et préparation de petits visuels, signalétique,
- Saisie des réservations de réunion et réalisation de devis simples (avec l'aide de l'assistante commerciale ou de la responsable),
- Suivi des stocks et commande de fournitures,
- Suivi des réclamations clients,
- Participe au suivi des dossiers clients : parkings, badges, problèmes de clim ou chauffage, ligne téléphonique et internet, etc.

SAVOIR ETRE & COMPETENCES :
- Très bon sens du relationnel et du service client pour obtenir satisfaction,
- Être à l'écoute des clients et de l'équipe,
- Sens du service,
- Capacité à prioriser et à gérer son temps,
- Esprit d'équipe,
- Gestion du stress,
SALAIRES & AVANTAGES :
30 000 ? Brut, base de 39 h, tickets restaurant + mutuelle et intéressement.

Horaires : 39H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

  • Gestion des emails - Exigé
  • Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
  • Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
  • Gérer les réservations de salles et de matériel - Exigé
  • Participer à l'organisation d'événements internes - Exigé
  • Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
  • Utiliser les outils numériques - Exigé

Langues


Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles


Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Annuel de 30000.0 Euros