Description du poste :
CONTEXTE :
Dans le cadre d'un remplacement, la commune de Bouaye recherche un agent administratif (H/F) contractuel(le) à temps complet pour 3 semaines.
Sous l'autorité du directeur de la vie associative de la culture et des sports, l'agent est chargé de la gestion de la vie associative et de certains événements municipaux en lien avec les associations, entreprises, usagers ou élus. L'agent instruit également activement les dossiers attribués au service protocole au côté de la responsable.
MISSIONS CONCERNANT LA VIE ASSOCIATIVE ET SPORTIVE :
Missions concernant la Vie Associative - Sport :
- Accueillir téléphoniquement et physiquement / Faire le secrétariat.
- Accueillir les associations et particuliers pour tous renseignements et réservation de salle municipales.
- Orienter les usagers vers le bon interlocuteur.
- Planifier et préparer des réunions.
- Participer à l'archivage papier et numérique de la Direction.
Venir en appui aux associations :
- Traiter les demandes diverses en lien avec le directeur de la DIVACS et l'élu concerné.
- Suivre et traiter les constats et signalements des utilisateurs des équipements sportifs.
Instruire les réservations de salles municipales (sportives et associatives) :
- Par des particuliers boscéens.
- Par les associations boscéennes et les établissements scolaires (créneaux réguliers).
- Pour les demandes liées au calendrier des manifestations.
- Pour les demandes exceptionnelles
Gérer le planning d'utilisation des minibus communaux par les associations, en lien avec l'Office des Sports de Bouaye (OSB).
Instruire les Documents Uniques pour l'Organisation d'une Manifestation (DUOM) et les demandes de matériels municipaux à l'attention des associations ;
MISSIONS CONCERNANT LE PROTOCOLE :
Instruire les demandes liées à l'organisation de manifestations ou réunions organisées par les Elus ou les services municipaux (Fiche Evénements), sous couvert de la Responsable du Service Protocole :
- Rédiger, créer et envoyer les invitations.
- Commander les vins d'honneur ou pots d'accueil.
- Réserver si nécessaire, la salle.
- Echanger avec le responsable du service Entretien/Logistique/Manifestation pour réserver le matériel et solliciter le travail des agents de l'équipe Entretien et Manifestations dans le cas échéant.
- Transmettre les fiches événements aux autres services en cas de besoin particuliers (services techniques, de communication.).
COMPETENCES :
Savoirs :
- Connaître les techniques et règlementations liées à l'environnement du poste.
- Maîtriser les outils informatiques (bureautique et logiciel métiers : Booky, 3D Ouest, OpenGST.).
- Maîtriser les techniques d'accueil et le secrétariat.
Savoir-faire :
- Avoir un esprit participatif.
- Savoir faire face aux imprévus.
- Être organisé et respecter les délais.
- Avoir des aptitudes relationnelles et rédactionnelles.
- Gérer les relations avec les associations, particuliers, écoles et autres usagers.
Savoir être :
- Respecter la hiérarchie et les élus.
- Travailler en équipe.
- Avoir le sens du service public.
- Faire preuve de rigueur et autonomie dans l'exécution des tâches.
- Respecter les usages et avoir le sens du service.
- Faire preuve de disponibilité pour répondre aux besoins du service et des usagers.
- S'adapter aux situations variées et aux imprévus avec flexibilité.
- Adopter une attitude bienveillante envers les collègues et les usagers.
- Faire preuve de discrétion professionnelles.
SPECIFICATIONS ET COORDONNEES :
- Temps complet
- L'agent fait partie de 2 services différents : Vie Associative/Sport et Protocole.
- Possibilité que le contrat se prolonge en fonction de la reprise de l'agent sur le poste
Envoyer lettre de motivation + CV
- A l'attention de Madame la Maire par voie postale : 12 rue de Pornic 44830 BOUAYE ou par mail à rh@bouaye.fr.
- Renseignements sur le poste : Anthony MAHE, divacs@bouaye.fr
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser l'agenda des réunions - Exigé
- Organiser un rétroplanning - Exigé
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Langues
Français - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon les grilles de la Fonction Publique Territoriale