Description du poste :
Dans un rôle central d'appui à la direction, l'Assistant.e administratif.ive contribue au bon fonctionnement administratif, organisationnel et transversal des établissements et services.
L'Assistant.e administratif.ive assure à ce titre :
- Une participation active à la gestion administrative, technique et comptable,
- Un appui à la direction des établissements et services,
- Un rôle de référence sur la gestion des ressources humaines.
MISSIONS :
1. Gestion administrative, technique et financière
- Administrative : gérer des boites mails génériques, réceptionner le courrier, organiser des réservations de salle, gestion documentaire, rédiger des documents (courriers, comptes-rendus, etc.), réaliser des tableaux de bord.
- Technique : réaliser/suivre les commandes, assurer le suivi administratif des contrats en lien avec le service technique, contrôler les échéances, suivre les dossiers d'exonération des taxes.
- Comptable : Tenir les caisses et assurer le suivi, collecter et transmettre les pièces comptables, ventiler les factures
2. Appui à la direction
- Analyser les dossiers et réaliser des synthèses,
- Participer à la rédaction de projets
- Préparer et fiabiliser des données à destination des financeurs
- Structurer et transmettre des informations en interne et externe
- Assurer l'interface administrative entre siège social, établissements et partenaires
- Veiller à la bonne diffusion des documents
3. Référence RH
- Administration des ressources humaines : participer au processus de recrutement, réaliser des tâches RH en lien avec l'embauche d'un nouveau salarié, gérer le cycle de vie du contrat de travail (médecine du travail, tenue du dossier), assurer la te-nue des tableaux d'affichage, maintenir un lien rapprocher avec le service RH, mise à jour des plannings.
- Eléments de paie : collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie selon le planning préétabli - Fiabiliser les données de paie
- Plan de développement des compétences : participer à l'élaboration et au déploiement du PDC, adresser les demandes de prise en charge OPCO.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 2180.0 Euros sur 12.0 mois Minimum 21880 euros mensuels / variables selon expérience (prime ségur inclus)