Description du poste :
Nous recherchons un(e) secrétaire
1. Mission principale
Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.
2. Activités principales
Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités)
Préparer les supports (ordre du jour, dossiers, présentations)
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Filtrer les appels et gérer les sollicitations
Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports)
Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique)
Gérer le courrier entrant et sortant
Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires)
Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
Assurer la communication entre la direction et les équipes
Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions)
Diffuser les informations importantes en interne
Gérer les situations sensibles ou urgentes
Participer au suivi des projets de l'entreprise
Collecter et analyser des informations pour la direction
Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports
Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances)
Réserver les transports et hébergements
Préparer les dossiers de déplacement
Suivre les factures clients et fournisseurs
Préparer des éléments pour le comptable
Suivre les budgets simples ou notes de frais
Mettre à jour les tableaux financiers de base
Gérer les fournitures et les commandes
Veiller au bon fonctionnement des équipements
Participer à l'amélioration des procédures internes
Mettre en place des outils d'organisation (planning, process)
Suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers)
Préparation des éléments de paie
Organisation des recrutements (tri de CV, planification d'entretiens)
Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
Soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes
3. Compétences requises
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Excellentes capacités rédactionnelles
Gestion documentaire et administrative
Connaissance des procédures administratives
Notions en gestion ou comptabilité, logiciel Dougs
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation et rigueur
Discrétion et confidentialité
Polyvalence et autonomie
Bon relationnel et sens du service
Réactivité et gestion des priorités
Expérience : une première expérience sur un poste similaire souhaitée
Excellente maîtrise du français (écrit et oral)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Comptabilité générale - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Règles d'affranchissement du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Coordonner l'activité d'une équipe - Exigé
- Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Organiser le traitement des commandes - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon compétences
Description du poste :
Nous recherchons un(e) secrétaire
1. Mission principale
Assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.
2. Activités principales
Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités)
Préparer les supports (ordre du jour, dossiers, présentations)
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Filtrer les appels et gérer les sollicitations
Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports)
Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique)
Gérer le courrier entrant et sortant
Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires)
Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
Assurer la communication entre la direction et les équipes
Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions)
Diffuser les informations importantes en interne
Gérer les situations sensibles ou urgentes
Participer au suivi des projets de l'entreprise
Collecter et analyser des informations pour la direction
Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports
Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances)
Réserver les transports et hébergements
Préparer les dossiers de déplacement
Suivre les factures clients et fournisseurs
Préparer des éléments pour le comptable
Suivre les budgets simples ou notes de frais
Mettre à jour les tableaux financiers de base
Gérer les fournitures et les commandes
Veiller au bon fonctionnement des équipements
Participer à l'amélioration des procédures internes
Mettre en place des outils d'organisation (planning, process)
Suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers)
Préparation des éléments de paie
Organisation des recrutements (tri de CV, planification d'entretiens)
Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
Soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes
3. Compétences requises
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Excellentes capacités rédactionnelles
Gestion documentaire et administrative
Connaissance des procédures administratives
Notions en gestion ou comptabilité, logiciel Dougs
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation et rigueur
Discrétion et confidentialité
Polyvalence et autonomie
Bon relationnel et sens du service
Réactivité et gestion des priorités
Expérience : une première expérience sur un poste similaire souhaitée
Excellente maîtrise du français (écrit et oral)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Comptabilité générale - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Règles d'affranchissement du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Coordonner l'activité d'une équipe - Exigé
- Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Exigé
- Organiser le traitement des commandes - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon compétences