Description du poste :
Assister les dirigeants de l'entreprise et le responsable d'exploitation dans l'organisation quotidienne de leurs activités, et dans l'administration de certains sites.
COMPETENCES :
- Rédiger / mettre en forme les courriers et mails du service,
- Editer et envoyer tout écrit à la demande du service,
- Rechercher et préparer la documentation pour l'encadrement en vue d'un rendez-vous client.
- Imprimer, relier, découper et plastifier certains documents.
- Respecter les délais et garantir l'enchainement des différentes étapes, de chaque dossier en cours, en relançant chaque acteur le moment venu,
- Garantir le parfait archivage et le classement des dossiers traités ou en cours de traitement,
- Régir les fournitures de bureau.
Assurer la relation directe avec certains fournisseurs et clients, avec l'accord du service. Garantir l'uniformité des moyens d'identification (produits / lieux.) sur les sites.Aide à l'administration de certains sites, essentiellement en assistance technique, après consultation des dirigeants :
Opérations courantes de gestion, en autonomie :
- Etablir les devis de repas et les courriers pour les sites,
- Saisir les menus établis.
- Préparer les enquêtes de satisfaction.
- Réaliser la consolidation des bordereaux de livraison afin d'obtenir l'accord de paiement des sites,
- Enregistrer les bons de livraison,
- En charge des feuilles de liaisons de chaque site tous les jours.
- Tous les jeudis, remplir les chiffres sur le plan de production pour la semaine suivante.
- Ventiler les comptes des clients, saisir les bons de livraison, éditer un listing pour contrôler toute inexactitude,
- Fournir aux différents sites les bordereaux de factures consolidés des clients et traiter éventuellement les litiges.
- Créer / Rassembler tous les supports de communication liés à l'ouverture d'un site (signalétique, zoning, affichage.).
- Elaborer couramment les étiquettes et affiches prix pour les produits et les transmettre aux sites.
- Être en charge des animations papiers, contractuelles hors animations annuelles (fin d'année, journée fériée, journée thématique.) avec la direction : recueillir les demandes clients, concevoir les animations papiers, envoyer les messages animations et, rappeler en temps voulu à l'encadrement l'organisation de ces animations pour se libérer.
Vous travaillerez le MARDI de 8h30 à 12h30, le JEUDI de 08h30 à 12h30 et 13h00 à 18h00 et le VENDREDI de 08h30 à 12h30 et de 13h00 à 16h00.
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération A CONVENIR SELON PROFIL