Description du poste :
Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent 4 centres hospitaliers et 988 lits et places. Ils disposent d'un plateau technique complet (bloc opératoire, soins intensifs, IRM, scanner, maternité) et proposent une offre de soins diversifiée en MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD, en tant qu'établissement support du GHT Sud Côte-d'Or.
Établissement ancré dans l'histoire, les HCB portent également un patrimoine d'exception avec le Musée de l'Hôtel-Dieu et la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune.
Nous recherchons pour la pharmacie une.e adjoint.e. administratif en CDI à compter du 1er avril 2026.
Candidature : CV + lettre de motivation
Mission du poste : Chargée de la gestion administrative, de l'accueil des clients et de la coordination entre les équipes, elle contribue activement à la qualité du service et au bon suivi des dossiers patients, essentiels au service pharmacie.
Activités :
- Accueil
Accueil téléphonique et physique des patients, fournisseurs et transporteurs
Orientation des patients en rétrocession
Accueil des délégués pharmaceutiques
- Secrétariat et gestion administrative
Gestion du courrier et des mails du service
Envoi et classement des bons de commande
Traitement des alertes sanitaires
Gestion des archives et des fournitures
Suivi du matériel bureautique et des problèmes informatiques
- Gestion économique et marchés
Saisie des bons de livraison et dématérialisation
Liquidation et validation des factures
Gestion des litiges fournisseurs
Suivi administratif des marchés et mise à jour des bases fournisseurs
Participation à la clôture d'exercice
- Gestion des patients
Constitution et mise à jour des dossiers de rétrocession
Gestion des commandes de traitements
Vérification des éléments de facturation
Saisie des données de traçabilité des dispositifs médicaux et médicaments dérivés du sang
- Missions spécifiques
Gestion des situations d'urgence
Transmission des compétences aux nouveaux professionnels
Participation à l'inventaire annuel
Compétences requises :
- Bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Outils informatique et outils tactiles
- Logiciel (DPI, etc.)
- Logiciel pharmaceutique et comptabilité (PHARMA, NEWAC, GEF)
- Connaissance des risques et vigilances associés au poste
Savoir-être et qualité :
- Sens des responsabilités, organisations, priorités
- Travail en équipe
- Savoir se référer à sa hiérarchie
- Dynamique
- Communication et comportement adaptés dans les relations avec autrui
- Maitrise de soi
- Adaptation aux situations particulières
- Conscience professionnelle et discrétion
Diplôme requis :
- Secrétaire médical et médico-social
- Secrétaire assistant médico-social
- Secrétaire médico administratif
- BAC Professionnel gestion administrative ou équivalent
Expérience antérieur en pharmacie hospitalière appréciée.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
- Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité
Langues
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Rémunération Mensuel de 2200.0 Euros sur 12.0 mois