Description du poste :
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) expérimenté(e) dans la gestion de démarches administratives, notamment le montage et le suivi de dossiers de certification QUALIBAT et QUALIT ENR.
Sous la responsabilité de la direction, vos missions principales seront :
- Préparer, monter et suivre les dossiers Qualibat, RGE et autres certifications similaires.
- Collecter et vérifier l'ensemble des pièces nécessaires à la constitution des dossiers.
- Assurer le lien avec les différents organismes certificateurs.
- Mettre à jour les documents administratifs de l'entreprise.
- Gérer les appels, les courriers, les mails, l'archivage et le classement.
- Participer au suivi administratif général de l'entreprise. (gestion pré comptable)
- Tenir le planning des dirigeants
Expérience significative en secrétariat administratif, idéalement dans le secteur du BTP :
- Maîtrise des procédures liées aux certifications professionnelles (Qualibat, RGE, etc.).
- Bonne aisance avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Sens de l'organisation, autonomie, rigueur.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.
Une immersion se fera en amont du recrutement de 5 jours.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Procédures administratives - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail - Souhaité
- Gérer la communication interne et externe - Souhaité
- Organiser des réunions et des visites de chantier - Souhaité
- Répondre à un appel d'offres - Souhaité
- Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Suivre la comptabilité d'une structure - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000.0 Euros à 2200.0 Euros - selon profil selon profil