Description du poste :
DEFINITION DU POSTE :
Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en ?uvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.
MISSIONS PRINCIPALES :
> GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
- Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
- Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
- Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
- Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
- Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.
> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA
- Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
- Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
- Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
- Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
- Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.
> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS
- Mettre en ?uvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
- Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
- Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
- Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
- Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.
> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION
- Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
- Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
- Mettre en ?uvre les décisions et consignes d'organisation.
- Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
- Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.
PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ
L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques
Horaires : Temps partiel - 30H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des réservations de salles de réunion - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Principes de base en comptabilité - Souhaité
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Saisir des documents juridiques - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
- Connaissance musiques et danses du monde - Souhaité
- Connaissance démarches qualité QUALIOPI - Souhaité
- Connaissance du SNOP - Souhaité
- Connaissance secteur enseignement artistique - Souhaité
Langues
Anglais - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1872.0 Euros à 1890.0 Euros