Description du poste :
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) afin d'accompagner la direction dans la gestion administrative quotidienne de l'entreprise.
Vos missions
Vous serez notamment chargé(e) de :
Assurer la gestion administrative courante de l'entreprise
Gérer et suivre les mails, courriers et différents documents administratifs
Préparer, rédiger et mettre en forme des courriers et documents
Assurer le classement et l'archivage des dossiers
Mettre à jour les tableaux de suivi
Assurer le suivi de la facturation clients
Suivre les règlements et effectuer les relances en cas d'impayés
Classer et affecter les factures d'achats aux différents chantiers
Préparer et transmettre les pièces et justificatifs au cabinet comptable
Effectuer le suivi des pièces comptables manquantes
Participer au suivi administratif des salariés : congés, absences, documents administratifs et transmission des éléments nécessaires
Assurer les échanges avec les différents interlocuteurs de l'entreprise : clients, fournisseurs, salariés, comptable et partenaires
Apporter un soutien administratif à la direction selon les besoins
Profil recherché
Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, autonome et polyvalente, à l'aise avec les outils informatiques et capable de gérer plusieurs sujets simultanément.
Une bonne maîtrise du français écrit et oral est indispensable.
Une première expérience dans l'assistanat administratif, l'assistanat de direction ou la gestion d'entreprise est appréciée.
La connaissance du secteur du BTP constitue un plus.
Compétences recherchées
Bonne maîtrise du Pack Office
Aisance avec Excel et les tableaux de suivi
Bonnes capacités rédactionnelles
Sens de l'organisation et des priorités
Autonomie et réactivité
Discrétion et respect de la confidentialité
Bon relationnel
Type de poste : CDI
Temps de travail : Temps plein 35h
Lieu : Argenteuil
Rémunération : 1500 net
Prise de poste : dès que possible
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération 1500net