Description du poste :
Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons une secrétaire administrative H/F. Vous aurez en charge plusieurs clients. Nous recherchons une personne réactive, organisée, autonome et capable de prendre des initiatives.
Compétences requises :
-Maîtrise des logiciels informatiques et bureautiques
-Gestion de la facturation
-Suivi et relance des clients
-Gestion des courriers, préparer le dossier avec le salaire au comptable, chaque fin de mois,
-Connaissances en ressources humaines (RH)
-Connaissances sur l'utilisation de l'IA
Missions :
L'assistante administrative est chargée d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
-Organiser les agendas, les réunions et les déplacements de la direction ainsi des collaborateurs
-Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
-Gérer le traitement des appels téléphoniques, des courriels ainsi que du courrier entrant et sortant
-Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
-Coordonner la circulation de l'information entre les différents services et les interlocuteurs externes
-Contrôler et mettre à jour les bases de données, les tableaux de suivi et les documents administratifs.
-Prendre les appels entrants afin de conseiller les clients, et si besoin envoyer les cordonnées à la responsable commerciale.
-Gestion des annonces clients (correction et mises en ligne des annonces)
Merci de nous envoyer votre CV par mail
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise - Souhaité
- Assistant de gestion et d'administration du personnel - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Saisir des documents juridiques - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2000.0 Euros à 2020.0 Euros