Description du poste :
Collectivité née en 2017 de la fusion de trois communautés de communes. Sous l'autorité du président et sous la responsabilité de la directrice générale des services, vous assurerez le secrétariat de direction incluant des missions administratives classiques mais avec une spécificité institutionnelle.
Missions :
Responsabilité et activités principales
- Planifier et suivre les agendas de la direction
- Prendre des notes et rédiger tous types de courriers
- Suivre le calendrier des instances et préparer, pour la direction, les documents afférents
- Accueillir au téléphone et en physique
- Renseigner les interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Gérer le courrier entrant
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Activités secondaires
- Gérer des commandes de fournitures de bureau pour l'ensemble du siège.
Profil recherchés :
Savoir Faire
- Aptitudes à l'organisation, rigueur, esprit de synthèse et d'analyse.
- Qualités rédactionnelles
- Maitrise des règles essentielles du fonctionnement institutionnel des collectivités locales
Savoir être - Respect de l'éthique et du secret professionnel
- Avoir le sens du service public et disponibilité
- Communiquer
- Partager les informations avec la direction
- Se former aux nouveaux outils
- S'adapter à l'évolution de la structure
Compétences attendues
- Expression orale et écrite de qualité
- Circuits et procédures administratives
- Faire preuve d'une grande polyvalence
- Savoir gérer les priorités
- Diplomatie et discrétion
- Savoir rendre compte
- Avoir l'esprit d'équipe
- Maitrise des outils informatiques
- Utilisation du standard
Conditions et contraintes d'exercice :
- Travail en présentiel
- Temps non complet
Expérience : 1ère expérience acceptée
Contrat 6 mois renouvelable
Contrat 17,5h par semaine
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + cnas + véhicule de service partagé.
Poste à pourvoir
Les locaux sont basés à Anglure, promenade de l'Aube
En cas de 2nd rendez-vous, une étude de cas vous sera proposée.
Les candidatures sont à transmettre uniquement par voie dématérialisée à l'attention de Monsieur le Président de la CCSSOM au courriel suivant : jeunet.t@ccssom.fr
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Rémunération statutaire + RIFSEEP