Description du poste :
Missions principales :
-Suivi administratif et comptable des dépenses du service (engagements, commandes, factures, suivi Civil).
-Préparation budgétaire : consolidation des dépenses, mise en forme des indicateurs, alimentation de tableaux de bord.
-Gestion et suivi administratif des prestataires : devis, pièces de marché, actes de sous-traitance, documents de réception, décomptes.
-Gestion des boîtes mails de service et rédaction de notes d'information.
-Traitement des demandes usagers de second niveau dans : réponses, suivi, traitement des NPAI, mises à jour comptes.
-Interface quotidienne avec les techniciens, le service comptabilité, les prestataires et les usagers.
Savoirs :
-Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et des circuits comptables (service fait, mandatement, engagements).
-Bases en marchés publics : pièces contractuelles, suivi contractuel, exécution administrative.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel - tableaux de bord).
-Notions techniques bâtiment/CVC/maintenance (lecture simple de devis et documents).
-Outils métiers : Civil, Écocito (apprécié).
Savoir-faire :
-Assurer le suivi administratif complet d'un flux commande ? service fait ? facture.
-Établir et mettre à jour des tableaux de bord (dépenses, prestataires, suivi usagers).
-Rédiger des notes et réponses structurées, adaptées aux interlocuteurs.
-Classer, archiver et sécuriser les documents administratifs.
-Interfacer efficacement techniciens, comptabilité et prestataires.
Savoir-être :
-Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation.
-Capacité de priorisation et autonomie dans les tâches administratives.
-Discrétion et respect des données confidentielles.
-Sens du service public et écoute active.
-Communication claire et professionnelle.
Conditions particulières :
-Travail en équipe avec interactions fortes avec les techniciens.
-Disponibilité ponctuelle selon pics d'activité.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1823.3 Euros sur 12.0 mois