Description du poste :

Vous contribuerez, dans une dynamique collaborative, aux missions et activités quotidiennes d'un secrétariat au service d'une direction composée de la Directrice de la CPAM du Tarn, son adjointe et Directrice de la direction Accès aux droits et aux prestations, la Directrice Comptable et financière, les Sous-directrices Ressources et Santé, la Directrice Médicale et Médecin conseil chef.
Au même titre que les autres assistantes, vous serez missionnée sur l'assistance du Conseil de la CPAM du Tarn.
Dans le cadre de votre poste, vous serez également l'assistante directe de la Directrice adjointe et Directrice Accès aux droits et aux prestations.
Missions / Activités du poste
Vos principales missions au sein d'une équipe de 4 personnes seront :
- Gestion des relations internes et externes des agents de Direction et du président du Conseil : réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, prises de rendez-vous, gestion des agendas
- Rédaction et mise en forme de courriers, mails, documents, comptes rendus de réunions, procès-verbaux.
- Organisation d'évènements et instances avec les agents de Direction et le président du Conseil, pouvant aller de la recherche du lieu jusqu'à la gestion du compte rendu, en passant par la planification, la logistique (déplacement, déjeuner, installation le jour J.), la préparation des dossiers, la prise de note et la gestion des frais engagés
- Suivi des échéances et parapheurs
- Gestion des commandes du service et des agents de direction
- Gestion de la documentation interne
- Relais des assistantes sur leur périmètre d'activité en cas d'absence
En tant qu'assistante directe de la directrice adjointe de la DADP, vous serez un véritable appui au bon fonctionnement de cette direction.
À ce titre, vous serez le point d'entrée privilégié de ses demandes et de son encadrement direct, dans ce cadre, vos principales missions seront :
Organiser et sécuriser l'agenda de la directrice adjointe
Assurer un rôle d'interface et de premier contact
Préparer et suivre l'activité de la DADP : constituer et mettre à disposition les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous, veiller au respect des échéances et alerter en cas de difficulté
Assurer le suivi opérationnel : garantir la traçabilité et le suivi des actions et décisions prises lors des réunions, et contribuer à la préparation des réunions institutionnelles et des rencontres avec les partenaires
Assurer les activités administratives de la DADP
Dans le cadre de toutes ces activités, vous devrez veiller au respect des mesures prises dans le cadre de la Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) de la CPAM du Tarn.
Qualités et compétences attendues
- Vous faites preuve de discrétion, et avez le sens de la confidentialité et du service
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et digitaux,
- Vous avez une maitrise avérée des techniques de communication écrite : qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Vous avez la capacité à anticiper et à prendre des initiatives
- Doté d'un bon esprit d'équipe, vous êtes reconnu pour votre sens du relationnel et êtes capable de travailler dans une dynamique d'équipe collaborative
- Autonome, vous faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions et savez organiser et prioriser vos activités
- Vous avez une bonne connaissance de l'organisation, des enjeux, des projets et de la culture de la CPAM du Tarn.
Les candidats intéressés sont invités à transmettre une lettre de motivation et un CV avant le 9 octobre 206 uniquement via le lien suivant:
https://jobaffinity.fr/apply/iizxp8h34qbi1x455v
Compte tenu de la spécificité du poste, une épreuve écrite incluant des tests bureautiques soit le jeudi 22 octobre matin, soit le jeudi 29 octobre matin) et des entretiens de sélection seront organisés le jeudi 5 novembre.

Horaires : 39H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations


Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

Qualités professionnelles


Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Rémunération mensuelle brute : 2008.88€ e+une allocation vacances + une gratification annuelle

Autres informations :

Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée