Description du poste :
Intégré-e au sein d'une équipe d'environ quarante collaborateurs, vous serez en contact direct avec les apprenants, partenaires et visiteurs des centres CFPPA et CFAAH du Tarn. Vous participerez activement au recrutement des apprenants ainsi qu'à la communication interne et externe, tout en apportant un soutien transversal aux différents pôles de l'établissement (recrutement, apprenants, développement, financier, pédagogique).
Le poste de secrétaire polyvalent-e vous offre ainsi l'opportunité de jouer un rôle central dans le fonctionnement de nos centres, en contribuant à des missions variées et enrichissantes qui renforcent la qualité du service rendu aux usagers et partenaires.
Vous interviendrez principalement sur trois axes :
Recrutement et promotion des formations
* Accueil et suivi des candidats, par téléphone et sur site
* Constitution et gestion des dossiers administratifs
* Saisie et extraction des données dans le logiciel de gestion des prospects
* Relations avec les prescripteurs et financeurs (OPCO, France Travail, Mission locale.)
Communication et valorisation des actions
* Création et diffusion de supports de communication (affiches, flyers, newsletters)
* Mise à jour des contenus sur le site internet et les réseaux sociaux
* Participation à l'organisation et à la promotion des événements internes et externes
* Contribution à la visibilité et à l'attractivité des formations et services proposés
Secrétariat général et accueil
* Gestion du courrier, des e-mails et des registres administratifs
* Classement et archivage des documents, papier et numériques
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Rémunération Selon grille interne et expérience