Chargé accueil et formalités (H/F)

Description du poste :

La Chambre de Commerce et d'Industrie du Tarn recrute un(e) Chargé(e) d'accueil et formalités (H/F) pour rejoindre son service Accueil / Formalités / Création - Transmission - Reprise d'entreprises.
Au c?ur de l'activité, vous êtes le premier contact de la CCI et jouez un rôle essentiel dans la qualité de l'expérience des porteurs de projet, créateurs et chefs d'entreprise que nous accueillons et dans la gestion des formalités administratives.
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Vos missions
1. Accueil physique et téléphonique - 60 %
Vous garantissez un accueil professionnel et efficace, foncé sur la qualité du service rendu :
- Accueillir les visiteurs, les mettre en confiance et analyser leur demande
- Reformuler, orienter et fournir une première réponse adaptée
- Gérer l'affluence et assurer une attente sereine
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Suivre les plannings hebdomadaires d'absences des services
- Gérer les réservations de salles et leur planning d'occupation
- Établir devis et factures pour les clients externes (locations de salles, prestations, etc.)
- Concevoir et actualiser les outils de suivi (tableaux de bord, CRM, fichiers partagés)
Revue de presse
- Assurer la réalisation et la diffusion de la revue de presse.
Gestion des abonnements
- Vérifier la nécessité ou non du renouvellement des abonnements
- Procéder aux renouvellements
- Maintenir à jour le classeur des abonnements
Appui administratif
- Réaliser diverses tâches de secrétariat
- Gérer le courrier entrant
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2. Formalités - 40 %
AGEFICE
- Informer chefs d'entreprise et organismes de formation sur les modalités de prise en charge
- Vérifier puis transmettre les demandes
- Assurer le suivi complet des dossiers
- Gérer les demandes de remboursement
Commerçants ambulants
- Informer sur les démarches d'obtention des cartes
- Saisir les demandes dans l'outil dédié et transmettre les pièces
- Réceptionner, remettre les cartes aux commerçants déjà inscrits, et assurer la destruction des anciennes cartes
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Votre profil
Vous êtes titulaire d'un Bac en secrétariat, accueil, administratif ou communication, et vous disposez idéalement d'une première expérience à un poste d'accueil.
Vous appréciez la polyvalence et êtes capable de mener plusieurs tâches de front tout en restant rigoureux(se) et organisé(e).
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et faites preuve d'une réelle capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels ou procédures.
Votre sens du service est reconnu : vous aimez le contact, savez écouter, analyser les demandes et y répondre avec professionnalisme.
Vous assurez naturellement le suivi des dossiers, avez le sens du détail et savez faire preuve de confidentialité.
Votre autonomie, votre adaptabilité et votre disponibilité seront des qualités essentielles pour réussir à ce poste

Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Bac pro métiers de l'accueil - Souhaité
• Logiciel de traitement de texte - Souhaité
• Principes de la relation client - Souhaité
• Utilisation de logiciels de tableur - Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Identifier, traiter une demande client - Exigé
• Assurer la confidentialité des informations - Exigé
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil - Exigé
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Exigé
• Fournir des informations générales sur l'entreprise - Exigé
• Garantir un suivi administratif - Exigé
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé - Souhaité
• Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
• Relayer de l'information - Exigé

Qualités professionnelles