Description du poste :
Nous sommes un groupe hôtelier gérant plusieurs établissements - Hôtel Kallisté, Résidence Kallisté, Mlle Joséphine, Ibis Budget, Ibis Styles et Altensys - et nous recherchons un(e) Secrétaire de Direction rigoureux(se) et polyvalent(e) pour assurer le bon fonctionnement administratif et comptable de notre structure.
Vos missions:
Rattaché(e) directement à la direction, vous jouez un rôle central dans la gestion quotidienne du groupe. Vos responsabilités s'articulent autour de deux grands axes :
Volet Administratif:
- Suivi et contrôle des caisses hebdomadaires des 5 établissements, ainsi que les remises en banque
- Gestion des taxes de séjour pour les 6 établissements
- Traitement du courrier entrant et sortant
- Commandes et suivi des fournitures hôtelières
- Assistance sur les dossiers RH, CSE et diverses tâches administratives
- Suivi des appels de fonds
Volet Comptable:
- Envoi des chiffres d'affaires mensuels au cabinet comptable pour l'ensemble des établissements du groupe
- Paiement des factures fournisseurs
- Suivi des virements clients
- Récupération des factures manquantes en lien avec les directeurs d'établissement et les fournisseurs
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Sténographie - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2365.0 Euros sur 12.0 mois