Secrétaire technique (H/F)

Créée en 2017, Altopictus est une entreprise spécialisée dans la surveillance et la lutte contre le moustique tigre. Les moustiques tigres peuvent transmettre les virus de la dengue, du chikungunya et du Zika (arbovirose). Leur présence représente donc un risque en matière de santé publique, mais aussi une forte nuisance pour les populations humaines.
Altopictus offre également des prestations de conseils et de formation en direction de collectivités territoriales ou d'autres structures, publiques ou privées, sur toute la France. L'entreprise est aujourd'hui implantée à Bayonne (64), Mérignac (33), Muret (31), Pérols (34), St-Grégoire (35), et Seclin (59) et compte une équipe de 15 personnes permanentes et une dizaine de saisonniers.

Dans le contexte de l'expansion de notre entreprise, Altopictus recherche activement un(e) secrétaire technique pour son siège social situé à Bayonne (64). Vous occuperez un poste à la fois technique et administratif. Vous assurerez la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques.
Vous assisterez essentiellement dans leurs missions les services techniques et réaliserez l'interface avec les collectivités, les gestionnaires de sites etc.
Cette personne sera sous la supervision de la Responsable Administrative et Financière.

Missions principales :
> Assurer le secrétariat (Agenda électronique, contact, prise de rdv, rédaction mail, courrier, PV),
> Répondre à des appels téléphoniques ;
> Gérer le suivi des dossiers techniques ;
> Transmettre des documents contractuels ;
> Réaliser un reporting ;
> Concevoir et mettre à jour des outils de suivi d'activité (tableaux de bord, échéancier.) ;
> Appliquer les procédures définies pour chaque type de dossier ;
> Organiser les déplacements professionnels, réservation de vol, de chambre d'hôtel, etc. ;
> Prendre des notes, contrôler les documents du point de vue du contenu et de la langue, il faut donc une connaissance des normes rédactionnelles de divers documents (e-mails, rapports techniques, mémoires techniques etc.) ;
> Classer des documents, informations
> Archiver les documents et dossiers ;
> Connaître les tâches et compétences principales des différentes personnes ;
> Fournir des renseignements aux clients et transmettre les informations à la direction.

Compétences :
> Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'entreprise
> Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
> Utilisation courante de l'informatique et de la bureautique
> Maîtrise du pack Office
> Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda etc.)
> Utilisation d'outils collaboratifs
> Méthodes de classement et d'archivage
> Capacités rédactionnelles
> Analyse et gestion des demandes d'informations

Savoirs-être :
> Rigueur et méthode
> Sens aigu de l'organisation
> Aptitude à travailler en équipe
> Polyvalence
> Sens de la confidentialité
> Sens du relationnel et de l'analyse
> Savoir gérer les situations de stress liée à l'accroissement d'activité

Avantages :
Ticket restaurant, mutuelle prise en charge à 100%, intéressement, 1h de sport collectif par semaine, repas d'équipe mensuel.

Supérieur hiérarchique :
Responsable administratif et financier.

Particularités du poste :
Le/la secrétaire est en contact permanent avec le responsable du service auquel il est rattaché. Il/elle sera également en contact les responsables des autres agences afin de répondre aux périodes de suractivité de l'entreprise ou du service qui vont avoir un retentissement direct sur son poste. La fonction est principalement sédentaire.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois