Secrétaire médical / médicale (H/F)

Activités

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas pour les consultations, et hospitalisations)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Savoir-Faire

- Respecter le secret professionnel
- Respecter la hiérarchie ainsi que les règles de fonctionnement en vigueur dans l'établissement
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Relations professionnelles les plus fréquentes :
Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients (hospitalisations, consultations)
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires
Service des Archives

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
Diplôme de secrétaire médicale.

Présentation du service :
Effectif médical de 3 oncologues, 1 hématologue, 1 médecin interne hématologue, 2 internes
Activité de consultations externes, consultations interservices, médecine ambulatoire, hospitalisation continue oncologie et médecine interne

Environnement professionnel :
Poste à temps plein
Amplitude de roulement 7h45-17h30
Horaires de travail :
7h36 minutes /jour avec 45 minutes de pause déjeuner ; 4 amplitudes horaires 7H45/16H06- 8h/16h21- 8h30/16h51- 9h09/17h30 (fermeture 16h45 le vendredi)
Effectif AMA du secrétariat : 5 agents
Encadrement de proximité : CS+ CSS + AMA référente du pôle
Encadrement supérieur : Coordinatrice des secrétariats médicaux
Rattachement fonctionnel : Chef de service d'oncologie
Rattachement hiérarchique : Direction des Ressources Humaines

Disponibilité du poste : 1er juin 2024

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
• Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
• Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération selon grille