Secrétaire du service social (H/F)

Le service social du Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Besançon, recrute un(e) secrétaire :
Il a pour mission d'assurer le secrétariat des assistants socio-éducatifs (ASE) et de la cadre socio-éducative (CSE).
Il assure également l'accueil physique et téléphonique des patients, entourage ou partenaires du service social.
Dans le respect du secret professionnel et secret médical (cf décret n° 2016-994 du 20/07/2016).

Contributions attendues :
- Secrétariat des assistants socio-éducatifs (ASE) et de la cadre socio-éducative (CSE) : frappe des courriers, rapports sociaux, courriers électroniques, compte-rendu de réunion, procédures, rapports d'activité etc
- Gestion des agendas des ASE.
- Accueil des patients et entourage : écoute, information, orientation.
- Gestion des appels téléphoniques : prise de rendez-vous, prise de message et transmissions d'informations.
- Gestion administrative de démarches et dossiers spécifiques sur délégation des ASE.
- Accès au logiciel CDR (consultations droits des assurés) des caisses d'assurances maladies.
- Recueil et enregistrement des statistiques.
- Frappe des interventions sociales dans le dossier du patient.
- Participation à la gestion de la régie, des tickets de stationnement et transports.
- Archivage des dossiers sociaux.
- Commande de formulaires et documents administratifs.
- Commande des fournitures de bureau.
- Mise à jour régulière de la documentation.
- Participation aux groupes de travail intra et extra institutionnels.
- Participation aux réunions de service.
- Remplacement des collègues.
- Gestion logistique du service : aide à l'organisation matérielle du service.
- Aide à la gestion du stock vestimentaire du service social.
- Aide à la constitution d'aide alimentaire d'urgence de la ZAR ( Zone Allotissement Repas).
- Aide à la constitution d'outils de gestion du service : tableau d'interventions en remplacement
- Aide à la gestion du site intranet du service social.

Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médico-social souhaitée
Horaires de travail : selon le règlement intérieur du CHU
Environnement : présence physique dans le service sur le site JEAN MINJOZ et le site ST JACQUES. Possibilité de démarches extérieures au CHU.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2100 Euros à 2200 Euros sur 12 mois