Secrétaire de direction bilingue (H/F)

MISSION PRINCIPALE

L'assistant(e) de Direction assiste les dirigeants de JJGK AERO afin de faciliter et d'optimiser la gestion de leur activité. Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure et peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers.

ACTIVITÉS DU POSTE

- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.
- Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Mise à jour des différents tableaux de suivi administratifs
- Traitement et diffusion des informations à la demande de la Direction
- Organisation et mise à jour des dossiers / du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
- Suivi des dossiers demandés par la Direction en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Connaissance de l'agenda et des priorités
- Gestion du courrier
- Organisation et optimisation économique des déplacements
- Organisation de réunions et de rendez-vous avec préparation de la logistique appropriée
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, .)
- Suivi des dates de validité des documents officiels des Directeurs (CNI, Passeports, Diplômes..) et constitution du dossier de renouvellement le cas échéant
- Suivi de la flotte des véhicules de société : entretien, assurances.
- Prise en charge des commandes de matériel « non aéronautique » et suivi de ces commandes
- Commande et récupération des consommables, café, boissons...
- Commande et récupération de repas pour la Direction et les clients

COMPÉTENCES REQUISES

- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
- Maitrise orale et écrite de la langue française et anglaise, respect des normes rédactionnelles
- Rigueur, autonomie
- Sens de l'organisation, proactivité
- Diplomatie
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Force de proposition
- Disponibilité
- Qualité de réserve
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande
- Gestion des situations délicates

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 24000 Euros à 27000 Euros sur 12 mois